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会社の課題を解決する処方箋。 課題スッキリ!IT処方箋

労働時間をきちんと管理したい

2011/06/14


 在宅勤務やフレックス勤務、他事業所での勤務、変則的なシフトなど、就業形態は多様化している。また電力不足に備えて平日の勤務を従来の休日に変更したり、労働時間の短縮や残業時間の低減などを行ったりする企業も多くなりそうだ。さらに、昨年4月施行の改正労働基準法が定める時間外勤務に関する法定割増賃金率の引き上げや代替休暇制度、時間単位年休制度への対応など、法制度を遵守しながら働く人の権利と健康を守り、かつ人件費を適正化するために、労働時間の厳正な管理は欠かせない。そこでITツールやサービスはどのような役割を果たせるのか。今回は労働時間を厳密に管理するための3つの処方箋を紹介しよう。

労働時間管理

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労働時間管理の課題は何か

 「労働時間管理」には2つの大事な役目がある。1つは法制度を遵守して働く人の権利と健康を守ること、もう1つは正確なデータをもとに人件費を最適化することだ。しかし就業形態が多様化した現在では、どちらの役目を果たすにも人手だけでは過重な労力が必要になる。
 法制度への対応においては、多様な就業形態に即応できるかどうかが大きな課題だ。変形労働時間制、みなし労働時間制、フレックスタイム制といった就労形態は、事業所の性格や業務内容によって個人やチーム毎に異なる規定となることが多い。また、業務や個人の都合により、あるいは季節などにより、設定を柔軟に変更して運用できるようでなければならない。特に現在では、夏の電力不足への懸念と災害時の事業継続の観点から、多様なシフト制や臨時の在宅勤務制度などを採用する必要も生じている。
 また、長時間の労働は健康を損なう恐れがあるため、労働安全衛生法にのっとり、労働時間に応じた医師の診察(面接指導)を行うなどの配慮が必要だ。
 さらに、人件費を最適化するためには、労働時間の虚偽申請や業務外の社屋への滞在を防ぎ、サービス残業をはじめとする就業規則を逸脱する働き方をチェックするばかりでなく、昨年4月に施行された改正労基法に基づく時間外割増賃金の考え方(後述)を適切に適用する必要がある。
 このような課題に対してITツールやサービスがどう答えられるだろうか。3つの「処方箋」で見てみよう。


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基礎データとなる出退勤時間を記録する

 事業場の出入りの際に行う出退勤時間の記録は、労働時間管理のために昔から行われてきた基本的な方法だ。昔は出入口のタイムカード用のスタンパで個人用カードに出退勤時に時刻を印字する方法が使われていた。今でも同様の方法で手作業による集計を行っているケースもあるが、個人が社員証として常に持ち歩けるICカードを用いる場合が多くなっている。豊富な情報を記録できるICカードは低価格化してきており、他の管理機能を組み合わせやすく、偽造が困難なのでセキュリティ面でも安心だからだ。
 ただし、ICカード発行と運用にはやはり若干のコストがかかる。アルバイト従業員など人の入れ替わりの激しい場合は、すぐにカードが発行できる従来型のタイムカードの方が管理しやすい場合がある。その場合でもタイムカードにICが貼り込まれているタイプや、バーコードによって情報が読み取れるようにしたタイプの製品があり、ICカードと同様の使い方も可能になっている。

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