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会社の課題を解決する処方箋。 課題スッキリ!IT処方箋

会議の無駄をなくしたい

2011/04/19


 「○○部長のスケジュールが変わったので今日の会議はお流れに」「誰も事前資料に目を通していなくて、会議が資料説明だけで終わってしまった」…今まで参加者のスケジュール調整や場所の確保、事前の資料作成や配布などにさんざん骨を折ってきた担当者が、膝から崩れ落ちるような場面に遭遇、あるいは経験したことはないだろうか。議事録作成と承認、共有なども担当者にとっては業務外の仕事。本来は議論と意思統一の場であるはずなのだが、会議そのものが業務の妨げになってしまうこともある。そこで今回は、会議の時間を無駄にせず、また会議をより有意義なものにするためにできることを、2つの「処方箋」として考えてみよう。

会議の無駄

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「会議の無駄」とは何か

 まずは現状の会議の何が問題なのかを考えてみよう。会議について問題視されるポイントは、おおよそ次のように集約できるのではないだろうか。

(1)

会議の数が多すぎて業務時間を圧迫する

(2)

会議参加者のスケジュール調整が難しい

(3)

会議目的の理解や事前の情報共有が不十分で、適切な議論にならない

(4)

会議前の資料作成・配布や関連資料の共有に手間とコストがかかる

(5)

会議後の議事録作成、承認、配布、保存に手間がかかる

(6)

会議室と会議用の備品の購入や管理にコストがかかる

 これらに共通する解決策は、「無駄な会議」をなくし、開催する必要がある会議についてはできるかぎり有意義で内容の濃いものにするように工夫を凝らすことだ。図1に示すような「判断・意思決定」「情報共有・展開」「情報収集・整理」の3つの面で現状を見直す必要がある。

図1 会議のプロセス改革のイメージ

図1 会議のプロセス改革のイメージ
資料提供:NECネッツエスアイ

 以下では、無駄な会議をなくしたうえで、会議プロセスを効果的に改善していくために、ITツールがどのように適用できるのかを考えていく。


1

会議召集の意義徹底と事前調整を簡素化する

形骸化した無駄な会議をなくし、必要な会議に集中しよう

 無駄な会議の典型例といえば、伝統的に、いわば惰性で行われているだけの定例会議などが挙げられる。社内のコミュニケーションツールが整っていなかった時代には、業務に関係する社員が一堂に会することだけでも意味はあった。しかし現在では、メールやチャット、社内ブログやSNS、グループウェアの掲示板機能など、コミュニケーションやコラボレーションのために多様なツールが使える時代だ。一斉同報メールや掲示板によって共有できる連絡事項、ルーティンになっている日報報告などの目的であれば、関係者全員がスケジュールを合わせて会議室に集まる必要はほとんどない。
 まずはこのような連絡や報告を中心とした会議について、ITツールを利用した電子的なコミュニケーションやコラボレーションに置き換えることができないかを考えてみよう。

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