後悔しない「ドキュメントスキャナ」選択術

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後悔しない「ドキュメントスキャナ」選択術

2011/06/27


 クラウド上にあるオンラインストレージにデータを手軽にアップロードできる環境が整い、iPadなどのメディアタブレットやスマートフォンを活用するビジネスマンが増えたことで、紙の情報を電子化していつでもどこでも持ち歩きたいと考える人は増えている。その電子化のための入力デバイスとして脚光を浴びているのがドキュメントスキャナだ。単にスキャニングするためのデバイスだけに、ドキュメントスキャナ側に高度な機能が備わっているわけではないが、ベンダごとにこだわりのポイントがいくつもある。そこで、ドキュメントスキャナの選び方について見ていきたい。基本的な仕組みや最新動向はIT製品解体新書を参照のこと。

ドキュメントスキャナ

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ドキュメントスキャナ選びのコツ

■複数業務を同時にこなすならパターン登録による柔軟性がキーに

 単に手元にある紙をスキャニングするだけならさほど違いはないが、例えば押印された書類である経費申請書であれば印鑑部分を目立たせて経理が管理するフォルダへ、旅費精算書なら添付する領収書の文字をはっきり際立たせてOCRによる読み込みで経費精算システムへ直接投入するなど、用途に応じてそれぞれ設定のパターンが異なってくる。これを1台のドキュメントスキャナで行おうとすると、その都度設定変更を行う必要がでてくる。だからこそ、ある程度設定パターンを事前登録しておける製品を選びたい。
 事前に設定したパターンを業務に応じて選択する方法には2つのものが存在する。1つはドキュメントスキャナにあるパネル上で業務に必要な設定がすぐに選べるもの。もう1つは、ドライバソフト上で順次選んでいくものだ。前者はPCを操作することなく必要な設定がすぐに選択できる。後者はPCを操作する必要があるものの、ドキュメントスキャナ自身のボタンは1つしかないので、通常業務で迷うことなく作業できるという利点もある。どちらもメリットがあるが、利用する方のリテラシに応じて選んでいきたいところだ。

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