ビジネス自炊に挑戦!ドキュメントスキャナ

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

ビジネス自炊に挑戦!ドキュメントスキャナ

2011/06/27


 スマートフォンをはじめ、iPadに代表されるメディアタブレットが台頭したことで、デジタル化された情報を外部に持ち出して閲覧できる環境を手に入れた企業内個人は増えている。これは、「Evernote」や「Dropbox」などクラウド上に提供されているオンラインストレージサービスが一般化したことも大きな要因の1つであり、必要な情報をいつでもどこでも手軽に利用できる環境が整備されつつある。しかし、そのためには紙の書類などを電子化するための仕組みが必要不可欠となる。そこで活躍するのが、デスクサイドで手軽に紙文書を電子化できる「ドキュメントスキャナ」だ。今回は、このドキュメントスキャナの基礎知識を振り返りながら、企業内の書籍化された資料を裁断機で切り分けて電子化する“ビジネス自炊”にもチャレンジしている。

ドキュメントスキャナ

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ドキュメントスキャナを解体しよう!

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ドキュメントスキャナとは

 ドキュメントスキャナとは、USBケーブルでPCと接続し、文字通り書類をスキャンするための機器のことを指すが、明確な定義は存在していない。今回の特集では、紙書類をデータ化することを目的にしたスキャナの中でも、文書を連続して読み取ることが可能な「ADF(Auto Document Feeder)」が搭載されていて、読み取った文書をPDFなどに変換し、OCRによって文字認識できるように電子化するものとして定義する。なお、今回の定義からは外れるが、文書ごとに細分化できない書籍などを読み取ることを目的にしたフラットベッドスキャナや、島机に1台設置して数名で共有する、大型パネルで操作できるネットワークスキャナなどもある。

図1 ドキュメントスキャナの種類
図1 ドキュメントスキャナの種類

 社内業務における一般的な使い方としては、経費精算時に紙の領収書などを一緒にスキャニングすることで申請データとの紐づけに利用したり、客先や展示会で入手したパンフレットをスキャニングし部署全体で共有したりなどが挙げられる。他にも身近な用途としては、携帯電話やレンタカーの申し込みの際に提示する免許証をスキャニングして個人情報の確認、管理に利用しているケースが最近では増えている。システムとの連携については、情報の入力デバイスとしてドキュメントスキャナが設置され、ワークフローと連動しながら活用される機会が多い。
 なお、ドキュメントスキャナを企業で導入する場合、情報システム部門が絡んでシステムの一部に組み込まれるパターンと、部門の予算で購入して企業内個人がデスクサイドで活用するパターンと2通りが考えられる。部門の予算で購入する場合を考慮してか、5万円を切る価格帯のものでも十分なスキャンスピードと性能を誇っている製品が増えている。

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