業務効率を上げるグループウェアの選び方

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業務効率を上げるグループウェアの選び方

2011/06/20


 多くの企業で導入され活用されているグループウェア。最近は製品ラインナップが増えているだけでなく、搭載している機能も豊富になり、その選択に戸惑うことが多くなってきた。また、すでに導入済みのグループウェアのアップグレードやリプレースを検討し始めている企業も少なくない。さらに、オンプレミスからSaaSに、あるいはその反対への移行で悩んでいる企業もある。そこで、今回はグループウェア選びで重要となるポイントや注意点について詳しく解説する。

グループウェア

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1

グループウェア選びのポイント

1-1

企業規模によってグループウェアをどう選ぶべきか?

 小規模の企業でグループウェアを導入する場合と、中規模あるいは大規模の企業でグループウェアを導入する場合とでは、検討すべき内容が異なってくる。
 例えば、小規模で使っているときには気にならないパフォーマンス(各機能のレスポンスなど)が、大規模で使い始めると気になり始める場合がある。また、全社規模で導入するケースが多いグループウェアでは、ITリテラシーのバラツキで使いこなせないユーザが増えないよう、ユーザインターフェースの使いやすさにも十分配慮する必要がある。

■小規模(10〜100人)

  お互いの業務状況やスケジュールなどを把握し切れなくなる、10〜20人以上の従業員規模からは、グループウェアの出番だと考えて良い。まず重宝するのがスケジュール共有やファイル共有の機能なので、「情報の共有」(IT製品解体新書を参照)に役立つ各種機能の充実度について確認しよう。

■中規模(100人〜500人)

 この規模になると、グループウェアの導入メリットが顕著になってくる。この場合、「情報の共有」に加えて、設備予約機能、備品管理機能、ワークフロー機能などの「業務の効率化」に役立つ機能(IT製品解体新書を参照)が重要になる。

■大規模(500人〜)

 大規模になればなるほど、ユーザインターフェースの使いやすさは大きな選択ポイントになる。例えば、画面をいちいち切り替えていかなくても、同じ画面でクリックするだけで1つの処理を完了できるか確認しよう。また、「情報の共有」「業務の効率化」に加えて、電子会議室機能や回覧・レポート機能などの「知識の共有」に役立つ機能(IT製品解体新書を参照)の充実度も重要になる。さらに、社内コミュニケーションを活性化させる上で、社内SNSや社内ブログ、社内wikiなども効果的なので、ソーシャル系技術(IT製品解体新書を参照)のサポート状況を確認しよう。

コラム:SFA、CRM、ERPとのシステム連携も要チェック!

 グループウェアを導入している企業では、同時にSFAやCRM、ERPなどのツールも同時に使用しているケースが多いが、このときグループウェアの検討ポイントとして重要になってくるのは、SFAやCRM、ERPとのシステム連携だ(図1)。
 例えば、共通認証をサポートしている製品では、グループウェアにログインするだけでSFAやCRMにもアクセスできるようになる。また、グループウェアのスケジュール共有機能に登録された予定とSFAツールのスケジュール機能を連携させることで、営業活動報告を漏れなく作成できるようになる。さらに、SFAの顧客管理とグループウェアのレポート機能を連携することで、顧客情報と連動させながらレポート内容を確認できる。

図1 グループウェア+SFA+CRMを一体運営
図1 グループウェア+SFA+CRMを一体運営
資料提供:ブランドダイアログ株式会社

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