「ワークフロー」リプレース候補の探し方

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

失敗できないアナタを応援します IT製品選び方ガイド

「ワークフロー」リプレース候補の探し方

2011/04/04


 企業活動では、実にさまざまな業務フローが流れているが、そのフロー内容は頻繁に変更されることが多く、ワークフローの運用には手間がかかるのが一般的だ。こうした状況を改善するため、多くの企業では、何らかの形ですでにワークフロー機能を利用している。しかし、自社ニーズに合わなくなったツールを使い続けているケースが少なくなく、リプレースを検討すべき時期を迎えている企業が増えている。そこで、今回はモバイル対応やシステム連携の充実で「使いやすさ」が一段と向上しているワークフローツールの選び方を紹介する。

ワークフロー

※「ワークフロー/「ワークフロー」リプレース候補の探し方」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「ワークフロー/「ワークフロー」リプレース候補の探し方」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)

ワークフローの基礎解説へ


1

ワークフローツールの選び方

■製品選択の5つの視点

 ワークフローツール選びに入る前に、まず、どのような種類の電子帳票を、どのような人たちの間でどのような手順で回していけばいいのか、自社で使うワークフローの具体的内容を明らかにしておかないと、ワークフローツールで必要になる機能が見えてこない。また、組織変更や人事異動が頻繁に起こるのか、業務フローの変更頻度なども、事前に調べておくと、運用管理で使いたくなる機能も見えてくる。
 さらに、初めて本格的なワークフローツールを導入する場合、従来の紙による作業内容および業務フローをそのまま電子化してワークフローツールに移行させようとするケースがよく見られるが、これは極力避けるべきだ。紙による業務手順の多くは、長い間の慣習の中から次第にできあがってきたものが多く含まれており、その中には同じ入力項目が重複している帳票がいくつも存在していたり、作業効率の悪い業務フローが混ざっていたりする。つまり、業務効率の向上を目指したいなら、まず現在の業務フロー自体を見直した上で、ワークフローツールの本格導入を進めていかないと、期待するような導入効果を得ることができない。
 このほか、すべての帳票を電子化しようとすると、必ずどこかで行き詰ってしまうので、こうした無理な目標を設定しないこと。例えば、一口にペーパーレスといっても取引先や顧客先から手渡される紙媒体を帳票に添付しなければならないケースや、改めて承認ルートを明示的に設定する段階になると、関係者間の調整に手間取るケースなどが出てくるようになる。そこで、重点目標を決めて、ここだけはどうしても電子化したいという部分から順次導入するようにしよう。
 以上のようなことを踏まえた上で、以下のポイントに焦点を当てながら、ワークフローツール選択の検討を重ねていくとよい。

(1)

製品タイプの確認(専用ツール、アプリケーションの一機能、クラウド)

(2)

帳票作成機能の使い勝手

(3)

ワークフロー設定機能の使い勝手

(4)

外部システムとの連携

(5)

モバイル対応

要件1

製品タイプの確認(専用ツール、アプリケーションの一機能、クラウド)

 IT製品解体新書で触れたとおり、ワークフローは専用ツールだけでなく、いろいろなアプリケーションの中の一機能としても搭載されている。例えば、有給休暇届などの比較的単純な各種申請書に関しては、グループウェアに標準で搭載されているワークフロー機能などが重宝する。ただし、使いやすいGUIを使って、複雑な書式の既存帳票を効率よく電子化したり、込み入った承認ルートや承認方法を設定したり、ERPなどの基幹業務アプリケーションとの間でデータ連携したりしたい場合には専用ツールを導入する必要が出てくる。
 一方、自社内に専用サーバを設置できない、あるいはシステム管理担当者がいないためにサーバのメンテナンスができないという場合には、ワークフローのクラウドサービスを利用することができる。これなら、初期費用を抑えながら手軽に導入することが可能だ。ただし、オンプレミス型と比べると、カスタマイズできる範囲が限定されるので、自社ニーズに合った使い方ができるか、よく確認すること。
 例えば、図1に示すサービスは、ワークフローツールの「経費精算・旅費精算」「人事・総務申請」「勤務管理」テンプレートをクラウド型で利用できるサービスで、基幹システム(ERPなど)との連携サービスも利用可能だ。また、クラウド基盤は高度なセキュリティ設備を持つデータセンタで運用されており、24時間365日の安全運用が確保されている。

図1 ワークフローのクラウドサービス例
図1 ワークフローのクラウドサービス例
このクラウドサービスの場合、必要なサービスメニューを組み合わせて利用できる。
資料提供:スミセイ情報システム

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには…
会員登録いただくと自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ

ワークフロー/「ワークフロー」リプレース候補の探し方」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「ワークフロー」関連情報をランダムに表示しています。

ワークフロー」関連の製品

GRANDIT 【GRANDIT】 Create!Webフロー 【インフォテック】 Web対応電子帳票システムe-COOD 【日商エレクトロニクス】
ERP ワークフロー 電子帳票システム
経理、債権、債務、販売、調達・在庫、製造、人事、給与、資産管理、経費モジュールで構成された完全WEBの次世代ERP。ワークフロー、通知機能、BIを装備し内部統制を支援。 一般的な会社組織での申請/決裁業務にはもちろん、店舗運営や事業所に分かれている会社、またはグループ分割している会社など多様な組織で利用できるWebシステム。 Web対応の電子帳票システム。セキュリティ強化やワークフローなどオフィスのペーパーレス化を推進してきた日商エレクトロニクスのノウハウが盛り込まれている。

ワークフロー」関連の特集


 ビジネスパーソンによるタブレットPCやスマートフォンの仕事への活用が広まり、Bring Your …



働き方の選択肢が増えた一方で、管理側からすると多様な雇用形態の従業員管理で負荷が増し、計算などが複雑…



管理から支援へと変わってきたSFA(営業支援システム)。スマホやタブレットの普及により営業現場の効率…


ワークフロー」関連のセミナー

Webセミナー「業務の見える化、自動化を行うBP Directorの紹介」 【アシストマイクロ】  

開催日 7月3日(月),7月24日(月),8月7日(月),8月21日(月)   開催地 オンラインセミナー   参加費 無料

変化の激しいビジネス環境では、かぎられた人材や資源を最大限に生かして企業活動を行える、効率性の高い業務体制がますます重要になっています。業務効率を高めるためには…

G Suite ティータイムセミナー 【グーグル/電算システム】  

開催日 8月7日(月)   開催地 東京都   参加費 無料

めったに入る機会のないグーグルのオフィス、グーグル社のワークスタイルをお楽しみいただけます。 G Suite で何ができるのか、デモを交えながらご紹介いたします…

メジャークラウド(G Suite 、Office 365)活用セミナー名古屋 【サテライトオフィス/ネクストセット】  

開催日 7月14日(金)   開催地 愛知県   参加費 無料

サテライトオフィス / ネクストセット がお薦めする、メジャークラウドを一挙にご説明いたします!<G Suite (旧名:Google Apps for Wor…

「基幹系システム」関連 製品レポート一覧

このページの先頭へ

ワークフロー/ 「ワークフロー」リプレース候補の探し方」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「ワークフロー/ 「ワークフロー」リプレース候補の探し方」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ 印刷用ページへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


ページ: 1 | 2


30004020


IT・IT製品TOP > 基幹系システム > ワークフロー > ワークフローのIT特集 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ