新機能で納得!「ワークフロー」悩み解消法

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

新機能で納得!「ワークフロー」悩み解消法

2011/04/04


 すでに大企業の間では7割近い導入率を達成しているワークフローツール。業務の効率化に貢献しているが、現在のワークフローツールに何らかの不満を抱えているユーザが少なくないようだ。なぜなら、旅費精算などの比較的単純な機能の活用に留まっているケースが多く、当初、期待していたような導入効果が得られていないからだ。そこで、今回はワークフローツールにスポットを当て、その基本知識をおさらいした後、リプレースやアップグレードに役立つ最新情報として、既存ワークフローユーザが抱えている代表的な課題を取り上げながら、最新のワークフローツールではどのような解決策が提供されているか詳しく紹介する。

ワークフロー

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ワークフローツールを解体しよう!

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ワークフローツールとは

 帳票や稟議書などが事前に決められたルールに従って、担当者から担当者へ自動的に引き継がれていく一連の決裁処理の流れを「ワークフロー」と呼んでいるが、これをITシステム上で実現するためのシステムが「ワークフローツール」である。ワークフローは、申請(起票)から始まり、あらかじめ設定したプロセスに従って順番に承認画面が表示される。ワークフローツールのおもな役割は、稟議・報告書・届出申請などの承認手続きを電子化することにより、業務効率化、内部統制強化を図ることにある。
 通常、ワークフローツールは、ワークフローアプリケーションとワークフローエンジンから構成されている(図1参照)。ワークフローアプリケーションは、データの入出力や業務ロジックを実装したアプリケーションで、おもに経費、稟議、勤怠の3つの分野のアプリケーションが広く普及している。一方、ワークフローエンジンは、ワークフローを管理するミドルウェアで、ワークフローアプリケーションで定義されている複雑な条件設定や、分岐、ループなどのワークフローパターンに対応しながら、いろいろな業務の流れをコントロールする役割を担う。

図1 ワークフローツールの基本構成
図1 ワークフローツールの基本構成
ワークフローエンジンによって稟議書や申請書、企画書、旅費精算などの決裁を必要とする情報を回覧・承認していくことができるようになっている。また、ERPなどの基幹系システムやグループウェアなどと連携して動く仕組みも提供されている。
■ワークフローツールの製品タイプ

 ワークフロー機能を使用したい場合、ワークフロー専用ツールのほかに、グループウェアや文書管理ツールに搭載されているワークフロー機能を利用することもできる。あるいは、勤怠管理システムや経費精算システムなどの個別の業務アプリケーションにもワークフロー機能が装備されている。さらに、簡易的なワークフロー機能しかサポートしていないグループウェアでは、ワークフロー専用ツールとの連携強化を図っている。
 このほか、「経費精算・旅費精算」「人事・総務申請」「勤務管理」といった業務ごとのテンプレートをクラウド型サービスで提供するベンダやSIerも登場している。

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