比較項目を大公開!「文書管理ツール」選び

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比較項目を大公開!「文書管理ツール」選び

2011/02/07


 文書管理ツールは、文書を作成したり承認したりする責任と権限を明確にする機能をもった製品群で、「文書の参照・検索の効率化」「情報共有」「ペーパーレス化」「情報セキュリティの向上」をおもな導入効果に掲げながら普及してきた。また、最近ではECMツールとして進化した製品群も登場している。さらに、文書管理ツールのクラウドサービスも増え始めており、新規ユーザだけでなく、リプレースを検討している既存ユーザも製品選択に戸惑うようになってきた。そこで、今回は自社にとって最適な文書管理ツールを選び出すための要点を詳しく解説する。

文書管理ツール

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1

文書管理ツールの選び方

■製品選択の4つの視点

 文書管理を実施するには、まず自社で管理すべき文書の全体像を把握する必要がある。例えば、以下のような項目を確認しなければならない。

どのような分類体系で管理すべきなのか

管理すべき文書のデータ量はどのくらいか

文書管理ツールを利用するユーザ数は何人か

どんなファイル形式のデータを管理しなければならないのか

大量の紙文書の電子化作業も伴うのか

すでに導入されている基幹系システムやグループウェアなどとの連携は必要か

 その上で、文書管理ツールとして専用ツールを選択すべきなのか、グループウェアなどの一機能として提供されているものを選択すべきか、あるいはクラウドサービスを利用するべきなのかを判断する必要がある。参考までに、文書管理ツールのスペックを比較評価するときの項目例を表1に紹介しておく。操作性や使い勝手という側面ではかなりの違いがあるので、こうした比較項目表をベンダやSIerから入手するとよい。

表1 文書管理ツールの比較項目の例
表1 文書管理ツールの比較項目の例
資料提供:CIJ

 比較項目表などを使って検討した結果、専用ツールを選択するという結論に達した場合には、以下の4つの視点から製品選びの検討をさらに進めていくとよい。

(1)

製品独自の工夫が運用のしやすさに結びついているか

(2)

拡張性とパフォーマンス

(3)

情報共有機能の評価

(4)

他のシステムとの連携

コラム:文書管理ツールのクラウドサービス

 文書管理ツールの世界にもクラウドサービスの波が押し寄せてきており、最近ではオンプレミス型でいくか、クラウド型でいくか、ユーザにその自由な選択権が与えられている。文書管理ツールのクラウドサービスでは、オンプレミス型で導入する場合とほぼ同等の基本機能が提供されているので、今後有力な選択肢になる。そのおもな導入メリットを以下に列挙しよう。
複数の企業との間で文書を共有したい場合、クラウドサービスなら企業ごとにアクセス権を細かく設定することができる。例えば一次代理店には全てのアクセス権を与えて文書を編集できるように設定したり、二次代理店には閲覧だけのアクセス権を与えたり、重要文書は表示されないようにしたりすることが可能だ。こうした利用法は企業間だけでなく、在宅勤務などの社員やパートなどの個人、顧客、会員などの間でも重宝する。
取引先などに重要文書を渡したい場合、Eメールに文書を添付することなく文書を共有することができるようになるので、Eメール誤送信による情報漏洩の心配がなくなる。
初期導入コストを抑えた上で、短期間で文書管理システムを導入することができ、小さく初めて徐々に利用範囲を拡大するスモールスタートが可能。
設備購入やシステム構築が不要で、システムの運用管理もサービス事業者が行うことから、経営資源をメインの業務に集中させることができる。

 ただし、企業にとって重要な情報を外部のサービス事業者に預けることになるので、そのサービス事業者の信頼度やサービスのセキュリティ体制などをしっかりチェックしておくこと。例えば、サービス可用性の運用実績、サービス事業者側の運用担当者がファイルの中身を閲覧できない設定になっているかなどを事前に確認しよう。
 このほか、文書管理ツールを社内に導入しながらも、文書をクラウド上に預けてしまうという「文書ストレージサービス」を併用することも可能だ。例えば、図1のサービスでは、重要文書を3ヵ所のデータセンタに暗号化して保管し、災害時など有事の際の文書喪失リスクを軽減し事業の早期再開が可能になる。具体的には以下のような文書の管理に向いている。
 なお、クラウドサービスでは、文書の点数ではなく使用するディスク容量で課金されるだけなので、HDD単価が低下し、ブロードバンドが普及している今、コストやパフォーマンスの面で文書量の多さを気にする必要はなくなりつつある。

【法令で保管が義務づけられている文書】
 源泉徴収簿、資産の譲渡等・課税仕入れ・課税貨物の保税地域からの引取に関する帳簿、納品書・送り状、貨物受領書・入庫報告書、出荷依頼書・検収書などの棚卸し資産の引き渡し・受入に際して作成された取引証、産業廃棄物管理票、労働者名簿、雇入れ・解雇・退職に関する書類など
【訴訟などに対応するために必要な書類】
 製造物責任法、会社法、金融商品取引法など
【事業遂行に必要な実務的文書】
 製造業→図面、販売業→案件資料、流通業→ロジスティック運用資料など
【社内規約などの文書】
 定款、規程、規則、規約、考課基準、手順書、ガイド、チェックリスト、判定表、申請書などの様式など

図1 ストレージサービス
図1 ストレージサービス
お互いに100km以上離れた3ヵ所のデータセンタに文書を3重に保管することで災害時の文書喪失リスクを分散する。また、文書保管時にアクセス権を付与することで、従業員や出入り業者などの内部要因による情報漏洩対策も可能。
資料提供:富士ゼロックス

要件1

製品独自の仕様が運用のしやすさに結びついているか

 解体新書で取り上げたように、ベンダ各社では文書管理ツールをさらに使いやすくするための機能の充実を図っている。そこで、運用のしやすさに密接に関わる各製品の独自の工夫が自社ニーズに合致しているかどうかを検討しよう。例えば、文書管理ツールに登録したファイルを一覧表示させる場合、サムネイル表示が可能な製品とサムネイル表示をサポートしていない製品がある。また、サムネイル表示が可能なファイル形式の種類も製品によって異なっている。さらに、サムネイル表示ではなく、図2に示すように、文書の先頭に書かれているテキスト情報の一部を表示できる製品もある。デザイン部門などの画像ファイルを数多く扱う部署の場合にはサムネイル表示が重宝するが、文書中心の部門では図2のような機能のほうが重宝する。

図2 DocuShareの検索結果表示例
図2 DocuShareの検索結果表示例
検索結果の要約表示が可能なので、文書をいちいち開くことなく、その文書の内容を把握することができる。
資料提供:富士ゼロックス

+拡大

 また、図3に示す製品では、「組織体系=使いやすい情報共有体系」ではなく、情報共有する範囲でフォルダを作るべきであるという発想に基づき、4階層で文書管理する仕組みになっている。つまり、「使いやすさ=整理できる階層=人間が直感的に把握できる限界の4階層で整理する」という製品コンセプトが採用されている。また、この製品では、紙文書をファイリングするときに部や課ごとにファイリング・マネージャを配置するのと同じように、文書管理ツールでもファイリング・マネージャと同じ役割を担う「キャビネット管理者」をシステム管理者とは別に配置することができるようになっている。つまり、キャビネットを誰に使わせるか、いつまで使うか、キャビネットの中の仕切りをどう作るかなど、キャビネット管理者が現場にあう形でルールを作成・変更することができ、システム管理者はキャビネット内の設定や管理から解放される。

図3  4階層で文書管理を行うツール例
図3  4階層で文書管理を行うツール例
この製品ではあえて5階層以上でフォルダを管理できないようにしている。例えば全てのフォルダを「営業本部」「開発事業部」という上位組織から作成をするのではなく「部長会議」「社内申請書」と言うフォルダも作成できる。
資料提供:CIJ

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