「使いやすさが」更に進化!文書管理ツール

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

「使いやすさが」更に進化!文書管理ツール

2011/02/07


 紙文書の電子化ニーズから始まり、e-文書法の後押しも受けて導入が進んだ「文書管理システム」。近年では内部統制強化として、さらには情報の共有/活用を実現する企業内ポータルとしての役割にも大きな期待が寄せられている。一方で、「そもそも紙文書の電子化が進んでいない」「文書管理ツールは運用に手間がかかりそうだ」などの理由から、導入をためらう企業がまだまだ多いのも実情である。そこで今回は、文書管理ツールの基本機能と導入メリットを概観したうえで、使いやすさが一段と向上している文書管理ツールの最新情報をお届けする。

文書管理ツール

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文書管理ツールを解体しよう!

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文書管理ツールとは?

 文書管理ツールとは、コンピュータを使って作成されたデジタル文書や画像ファイル、あるいは紙文書をスキャン処理して電子化したものを一元管理することで、簡単に文書の登録・検索・共有・再利用・保管・破棄などを行うことができるソフトウェアのこと。文書管理ツールは専用ツールのほかに、グループウェアやナレッジ・マネジメント・システムの一機能としても提供されている。
 また、最近では、ECM(Enterprise Content Management)という概念を持つ製品群が登場し始めているが、文書管理ツールはこのECMの一翼を担う製品群としても位置付けられている。ECMとは企業の非構造化データ(オフィス文書、Eメール、Webコンテンツ、映像、音楽、イメージ化された紙文書など)を統合的に管理することを指し、組織の部門を越えた情報共有と運用・管理を実現する。一般的には、文書管理ツールといった場合には全社規模だけでなくグループ単位や部門単位でも導入されるが、ECMツールといった場合には全社規模での導入を前提にしている製品を指している。ただし、現状ではECMツールと文書管理ツールの明確な線引きは存在せず、ECMは概念を表すのに使用されているので、ECMツールとして製品を分類することは難しくなっている。

■文書管理ツールの基本機能

文書管理ツールの基本機能の例を図1に紹介する。文書管理ツールでは文書のライフサイクル(発生から廃棄までのサイクル)に従って管理するための基本機能が提供されている。

登録(発生)

 文書を新しく作成したり入手したりした場合には、文書登録機能を使って、その文書を文書管理ツールに登録することができる。このとき、必要に応じて文書属性(書誌情報)を入力することができる。登録対象のファイルは、使い慣れたWindowsのエクスプローラと同じようにドラッグ&ドロップで登録することができる。

検索(活用)

 文書管理ツールに登録された文書を、いつでも必要なときに迅速に取り出すことができる。この場合、文書を登録するときに入力した文書属性を検索条件として指定することが可能だ。紙文書からスキャンしたTIFFファイル(全文検索対象外)などの画像ファイルもファイルに属性を付与することで、ファイル名以外で検索することが可能となる。また、文書を登録する際に全文検索用のインデックスが作成されるので、高速な全文検索も実行することができる。

アクセス制御と版管理(活用)

 組織単位、グループ単位、ユーザ単位でフォルダにアクセス権を設定することができる。このとき、それぞれのユーザは、自分にアクセス権のない階層(フォルダ)は表示されないため、その存在も分からない。また、版管理では、ファイルに対して変更がかけられると、自動で版があがり、変更履歴が残され、前の版に戻すこともできる。

バックアップ(保管)

 文書管理ツールに保存されているデータのバックアップを取ることができる。ファイルデータだけでなくアクセス権の設定なども含めてバックアップできる製品もある。そういう製品であれば復元すればバックアップ時点の状態がそのまま再現できる。

図1 文書管理ツールの基本機能の例
図1 文書管理ツールの基本機能の例
文書管理ツールを利用すると文書のライフサイクルにそって簡単・安全に文書を一元管理できるようになる。
資料提供:CIJ

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