機材も視野に!Web会議の選び方“4+1”

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機材も視野に!Web会議の選び方“4+1”

2011/01/11


 出張費の経費削減対策やパンデミック対策のため、あるいはセミナーやイベントに参加したい人や顧客サポート向上のため、手軽に低コストで利用できるコミュニケーション手段が求められている。こうしたニーズを満たしてくれるのがWeb会議システムだ。Web会議システムは既に数多くの製品が登場しており、その選択に戸惑うことが少なくない。また、マイクやカメラなどの機材(周辺機器)の選定を誤ると、期待した性能を引き出せなくなる。
 そこで今回は、自社にとって最適な「Web会議システム」の製品と機材の選択ポイントを、「4+1の視点」としてまとめ、詳しく解説する。
  また「IT製品解体新書:Web会議システム特集」では、2007年以降、市場が急拡大中の「Web会議システム」のトレンドでもある“各種端末との連携”最新状況を紹介している。デジタルペンやタブレット端末…ロボットとも連携が進む「Web会議システム」の最新動向を、ぜひご参照いただきたい。

Web会議システム

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1

Web会議システムの選び方

■製品選択の「4+1」の視点

 現在の遠隔会議システムは、専用のハードウェアと専用回線を使って遠隔会議を実現する「テレビ会議システム」あるいは「ビデオ会議システム」、パソコンとインターネットを使って遠隔会議を実現する「Web会議システム」、そして音声だけをやり取りする「音声会議システム」の3つに大別でき、Web会議システムはこのうちの1つだ。従って、Web会議システムの製品選びに入る前に、本当にWeb会議システムという選択肢で間違いないか、再確認しておくことが重要になる。
 例えば、東京オフィスの会議室と大阪オフィスの会議室にそれぞれ関係スタッフが集まり、この2つの会議室を結んで合同会議を開催したいといった場合には、操作が最も簡単で、高画質・高音質なテレビ会議システムがオススメだ。つまり、会議室同士を中継して結びたいというニーズを満たしてくれるのが、テレビ会議システムだ。
 また、京都営業所、名古屋営業所など、全国の営業所の所長を集めて遠隔会議を開催したいといった場合には、多拠点を結んでもそれほどコストがかからないWeb会議システムがオススメだ。つまり、会議室というよりも自席に居る個人同士を中継して結びたいというニーズを満たしてくれるのが、Web会議システムといえる。Web会議システムの中にはテレビ会議システムと連携させることができる製品も登場しているので、Web会議システムはテレビ会議システムの拡張用途としても導入可能だ。
 一方、映像を確認したり資料を見ながら会議を行ったりする必要がない場合には音声会議システムで充分だ。最新のサービスを利用すれば、海外から参加したり、外出先から携帯電話やPHSを使って会議に参加したりできる。
 こうしたそれぞれの特性の違いをよく理解し、Web会議システムを選択することが決まったら、次の4+1の視点から検討を重ねていくとよい。

(1)

自社導入型とASP型、より相応しい導入形態を選択

(2)

基本スペックの確認

(3)

便利に使える機能の豊富さとその操作性

(4)

サポート体制

(+1)

機材(周辺機器)選び

要件1

自社導入型とASP型、より相応しい導入形態を選択

 Web会議システムには自社導入型とASP型の2つの導入方法があるので、最初にどちらの導入形態が自社にとって相応しいか決定しよう。
 例えば、イントラネットやVPNなどのネットワーク上で運用を希望したい場合や、拠点数が非常に多い場合(数百拠点など)、あるいは各種カスタマイズを実施したい場合には、自社導入型(オンプレミス型)がオススメだ。会議の様子を議事録として残したい場合も、自社内のWeb会議システムサーバに録画情報を保存することができる。ただし、自社導入型はシステム導入に時間と手間がかかり、初期コストも高くなる。もちろん、情報システム部門への負荷もかかる。
 一方、すぐにWeb会議を開始したいなら、ASP/SaaS型がオススメ。初期コストが安くなり、情報システム部門に負荷がかからない。Web会議システムは機能追加等のアップグレードが頻繁に行われているが、ASP型なら常に最新版を利用でき、ソフトがアップグレードされてもすべてのクライアントに再インストールする必要もない。また、海外との間でも頻繁に会議を行う場合、海外拠点にサーバ展開しているサービス事業者を選択すれば、遅延を低く抑えることができ、会議運営の安定化を図ることができる。ただし、拠点数が多く、頻繁に会議を行う場合には運用コストが高くなる。この運用コスト対策として、利用時間無制限(使い放題)の料金メニューや、1契約で何人でも利用できる貸し会議室制(ルーム制)の料金メニューを選択できるようにしているサービス事業者も登場している。
 ASP型の場合には議事録はローカルPC(クライアント側)に保存するようになっているケースがあるので、その取り扱いには注意が必要だ。また、1ヵ月あたりの利用限度や最大参加者数、利用時間、最低契約期間などがサービスメニューごとに決められているので、よく確認することが重要になる。

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