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会社の課題を解決する処方箋。 課題スッキリ!IT処方箋

ユーザ教育を効率化したい

2010/11/09


 新たなシステムを社内に根付かせるためには、従業員に対するユーザ教育はもちろんのこと、操作などに関する手厚いサポートが欠かせない。しかし、ユーザ教育に必要なコストと手間は膨大であり、充実した教育環境を提供しながら可能なかぎり効率化したいと考える運用管理部門の方は多いはずだ。そんなジレンマを解消したい運用管理部門の方に、今回はエンドユーザ教育の仕組みを改善していくための3つの処方箋を紹介しよう。

ユーザ教育

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ユーザ教育に関する問題点

 本題に入る前に、ユーザ教育の主な方法について、それぞれの課題を簡単にまとめてみよう。およそ、次のようになるだろう。

マニュアルの作成/配布、閲覧の奨励
 操作マニュアルを作成するために時間とコストがかかってしまう。また、システムの改変、追加のたびに発生する改訂作業によりメンテナンスコストが継続して必要となってくる。さらに、習熟度、スキル定着度の評価が困難。

eラーニング
 コンテンツ作成のためにコストと時間、専門ノウハウが必要であり、マニュアル作成と同様に品質とコストがトレードオフになりがち。また外部のサービスを利用する場合にはコスト高になる傾向がある。

研修
 研修を行う場所や講師の用意、資料の作成など多くの手間を要する。また、講師と受講者のスケジュール管理が必要となる。社外での研修はジャンルが限られ、コストも比較的高い。また継続して繰り返して受講することが難しい。

 このようなユーザの課題は、ITツールを適用するとどのように解決・改善できるだろうか。以下に3つの切り口で紹介していく。


1

遠隔地から教育できる仕組みを作る

 まずは、コストがかさみがちな遠隔地のユーザに対する教育を考えてみよう。
 1つの社屋内にいるユーザだけが対象であれば、会議室に対象者を集めて研修を開催すること自体は難しくない。しかし、日本全国や海外に多くの支社、営業所などを設置している企業では、多くのユーザを一箇所に集めるよりも、講師が各拠点に出向くほうが低コストな場合も多いはずだ。しかし、講師を担当できる人材は限られており、全拠点を回り終えるまでに長い期間がかかってしまう。

ビデオ会議やWeb会議で講演を行う

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