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会社の課題を解決する処方箋。 課題スッキリ!IT処方箋

フリーアドレスを実現したい

2010/10/12


 フリーアドレス・オフィスとは、「社員の席をあえて決めない」ワークスタイルのことで、社員1人ひとりにPCが支給されるようになって以降、多くの企業がこのワークスタイルの導入に取り組んできた。しかし、必ずしも社内に定着したケースばかりではない。それでも、フリーアドレス・オフィスのメリットの大きさを考えれば、現在のIT技術と進化した製品によって環境を変革することを前提に再検討する意義は高いはずだ。そこで今回は、従来からの課題をクリアしながら本来のメリットを享受するための、フリーアドレス化実現への処方箋を紹介しよう。

フリーアドレス

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オフィスをフリーアドレス化するメリット

 オフィスのフリーアドレス化は、実はトップダウンで決定されることが多いが、すべての関係部門の目指すところが一致するように注意しながら検討を進めなければならない。 また、単純なコスト削減だけを考えるのではなく、新しい仕事文化を社内に作り出すという“大きな視野”でフリーアドレス化を計画すべきだ。そこで、まずはフリーアドレス化の一般的なメリットとともに、その実現に対する課題を整理しておこう。

フリーアドレス化のメリット

フロア利用人数あたりのフロア面積や家具・什器が少なくて済む

人事異動などに伴うオフィスレイアウトの変更が不要

安全なキャビネットなどに書類やPCを収納するため、セキュリティ面で安全

組織横断的な新たな関係性が生まれ、コミュニケーションが活性化

プロジェクト単位で業務を遂行しやすい

フリーアドレス化で検討すべき課題

紙文書の運用方法、保管場所に困る

PCの運用と管理にコストが余計にかかる

電話の運用方法が変わる

上司や同僚とのコミュニケーションが不足しがちになり、業務に支障をきたすこともある

よい席が常に埋まり、自然に席が固定化してしまう

特定の人の席の周りに人が集まる傾向が生まれ、人気者の業務が阻害されることもある

 なお、オフィス用品メーカー大手のコクヨによれば、オフィスのフロア面積は一般に従業員1人あたり10平米を見込んで設計するが、従業員が外出することの多いフロアであれば、フリーアドレス化することによって約1/2の面積で設計することが可能になるという。人数に応じて家具什器を揃える必要がなくなり、大きくコスト削減できる。
 以上のような課題を乗り越え、メリットを最大限に生かすにはどうしたらよいだろうか。


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どこからでもPCが利用できる環境を整える

 IT部門として最初に考えるべきなのは、ひとり1台のPCを自席で利用する一般的なオフィスでのワークスタイルを基本的には維持しながら、もっと働きやすくコストのかからないスタイルに移行するにはどうしたらよいかということだ。すぐに思いつくのはノートPCの活用だろう。

従業員のPCをノートPCに替える

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