“使われる”グループウェア選びの7ヵ条

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“使われる”グループウェア選びの7ヵ条

2010/12/06


 すでに多くの企業でグループウェアが導入されており、新規導入よりもバージョンアップやリプレースを検討している企業が多いだろう。バージョンアップやリプレースを行う場合、データや機能の移行をどうするかについて、コストと相談しながら判断する必要がある。最近ではSaaS型のグループウェアも登場しており、運用管理のコストやシステム管理者の運用負荷、セキュリティ・コンプライアンス上の要件等も考慮したうえで、製品選びを行いたい。ここではグループウェアのリプレースを視野に入れて、製品選びのチェックポイントについて考える。また、グループウェアの最新機能などについては「IT製品解体新書」で紹介しているので、そちらも参考にしていただきたい。 

グループウェア

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1

「グループウェア」の選び方

 ここでは、グループウェアのバージョンアップやリプレースを検討しているユーザに向けて、製品選定時に気をつけておくべきポイントを紹介する。“導入したものの使われない”ツールにならないために、是非確認してほしい。

ポイント1

現在の活用状況を把握すべし

 グループウェアは豊富な機能を提供してくれるが、その中でよく使われている機能はどの機能なのか、逆にあまり使われていない機能はなぜ使われていないのかを、ユーザから聞き取り調査をするなどして把握しておくことをお勧めする。とくに使いたい機能、重要視する機能があるのであれば、その機能に絞り込んで複数の製品の評価版を実際に使ってみて判断すると良いだろう。
 また、IT製品解体新書でも述べたように、グループウェアの個々の機能が単独で動作すれば、ユーザにとっての「簡単で便利」につながるわけではない点にも留意していただきたい。例えば通達を出したら出しっ放しにするのではなく、通達と確認という機能が連携することによってグループワークが効率化できるという視点も重要だ。

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