成功に導く!プロジェクト管理ツール選択術

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成功に導く!プロジェクト管理ツール選択術

2010/11/15


 プロジェクトリーダーは、人、施設などのリソースと負荷状況を確認しながら、リアルタイムで担当者や作業期間などの調整を行うことで、プロジェクトを成功に導いていかなければならないが、これを実現するのに役立つのがプロジェクト管理ツールである。しかし、プロジェクト管理に精通していないと、なかなか自社にとって最適な製品を選ぶのは難しい。そこで、今回はプロジェクト管理の初心者にも分かるように、プロジェクト管理ツールを選択するときに役立つ重要ポイントを詳しく紹介する。ツールに関する基礎知識やExcelとの違いについては「IT製品解体新書」をご覧いただきたい。

プロジェクト管理ツール

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1

プロジェクト管理ツールの選び方

■製品選択の4つの視点

 プロジェクト管理ツールの選択に入る前に、プロジェクト管理の進め方の基本を身につけておくことが肝要だ。IT製品解体新書で紹介したように、プロジェクト管理を行うための知識体系とその資格制度が整備されているので、こうした専門知識を身につけておけば、適切なツールを選択するのに役立つ。もちろん、ツールを使う上でこうした資格が必須になるわけではないが、例えば、PMBOKなどを中心とした欧米型のプロジェクト管理では、プロジェクト開始前にプロジェクトスコープを確定し、WBS、OBS、TRM(Task Responsibility Matrix:作業責任分担表)、PERT(Program Evaluation and Review Technique:各作業の相互依存関係をネットワーク図で表現したもの)、工程表の順にプロジェクトをモデル化する。また、プロジェクトの最適化を優先し、プロジェクト中のモデル変動は少ない。
 一方、P2Mを中心とした日本型のプロジェクト管理では、プロジェクト開始後もプロジェクトのスコープは変化し、工程表、PERT、TRM、OBS、WBSをほぼ同時にモデル化する。また、組織の最適化を優先し、プロジェクト中のモデル変動は頻繁に発生する。
 こうした考え方・進め方の違いにより、どちらの知識体系でプロジェクト管理を行っていくかで、使いやすいと感じるツールが異なってくる。
 例えば、日本のプロジェクト運営組織構造は複雑な場合が多く、各個人が複数の目的で階層的な組織に所属していたりする。そこで、例えばPMBOKに準拠していればいいのか、P2Mにも対応できるほうがいいのか、プロジェクト管理ツールが備えているデータ構造や統合情報管理機能などについて事前に説明を受けることが必要になる。
 こうした点を考慮しながら、次のような視点で製品選択の検討を重ねていくとよい。

1:

製品形態の選択(デスクトップタイプ、サーバタイプ、SaaS)

2:

すべてのプロジェクトメンバーが使いこなせること!

3:

必要な機能がサポートされているか

4:

運用サポート(トレーニング)やコンサルティングの充実度

要件1:

製品形態の選択(デスクトップタイプ、サーバタイプ、SaaS)

 プロジェクト管理ツールには、個人レベルで使用できるデスクトップ型PCにインストールして使用するタイプと、プロジェクトメンバー全員で情報を共有しながら使用できるサーバにインストールして使用するタイプ、そして最近ではSaaSタイプなども提供されている。そこで、まず個人で使うのか、チームあるいは全社規模で使うのかを決めてから製品選びをする必要がある。
 デスクトップタイプのプロジェクト管理ツールの場合、プロジェクト管理者がプロジェクトメンバーの進捗状況を確認し、自分のPCで進捗を入力する必要があり、導入コストは抑えることができるがプロジェクト管理作業に高い負荷がかかる。そこで、デスクトップタイプの中にはプロジェクトメンバーが自分で進捗を報告することができる製品も登場している。
 具体的には、作成したプロジェクト計画をポータル上に発行することができ、プロジェクトメンバーはブラウザ上で計画を確認し、自分で進捗を報告することができる。

図1 デスクトップタイプのプロジェクト管理ツール
図1 デスクトップタイプのプロジェクト管理ツール
Project Professional 2010 はSharePoint Foundation のタスクリストと連携し、同期することが可能。プロジェクト計画をポータル上に共有しておけば、Project 2010 をインストールしていないメンバーも、いつ、誰に、どのようなタスクが割り当てられているのかを、ブラウザ上で確認できる。
資料提供:マイクロソフト

 一方、最近はSaaS型でプロジェクト管理機能を利用することも可能だ。SaaS型ならインストールの手間を省くことができ、プロジェクトごとに発生する課題などの情報をWeb上で一元管理でき、インターネット環境さえあれば「誰でも・いつでも・どこからでも」プロジェクト管理を行うことができる。ただし、機能の豊富さはインストール型に軍配があがる。

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