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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

ITによる情報共有の取り組み状況

2010/11/09


 キーマンズネットでは、2010年9月21日〜 9月29日にかけて「ITによる社内コミュニケーション・情報共有の取り組み状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:439)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の57.4%、一般部門が42.6%という構成比であった。今回、お聞きしたのは「社内情報共有の状況」「ITツールのメリット・デメリット」「重要ポイント」など、その取り組み状況を把握するための質問。ほとんどの企業では全社的に情報共有の取り組みが行われているものの、現状に何らかの不満を持つ企業の割合が過半数を超えていることが明らかになった。

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1

72.0%が全社的に取り組み済み、一方で過半数が「現状に不満」

 最初に、「ITによる社内コミュニケーション・情報共有」で具体的にどのようなツールを使用しているのかから尋ねてみた。その結果を図1-1に示す。1位は「電子メール」で93.6%、2位は「グループウェア」で70.8%、3位はイントラネット(社内掲示板含む)」で59.7%という結果になり、メール中心で社内情報共有がなされていることが分かった。
 また、どの程度の規模で「ITによる社内コミュニケーション・情報共有」に関する取り組みを行っているか尋ねてみたところ、図1-2のような結果となった。1位は「全社的に取り組みを行っている」で72.0%、2位は「部門やグループ、プロジェクトなど一部の組織で取り組みを行っている」で31.9%、3位は「支店や事業所など一部の拠点で取り組みを行っている」で6.8%となり、ほとんどの企業では全社的に情報共有の取り組みが行われていることが分かった。
 更に、現在取り組んでいる「ITによる社内コミュニケーション・情報共有」に対して満足しているかどうかも調べてみた。その結果を図1-3に示す。「満足している(円滑なコミュニケーションが取れている)」は全体の9.0%にとどまり、「悪くない状況である」が34.0%、「やや社内コミュニケーション・情報共有不足を感じる」が38.6%、「社内コミュニケーション・情報共有に課題を感じている」が18.4%という結果となった。従って、「満足している」と「悪くない状況である」の合計は43.0%に留まり、残り57.0%が現状に何らかの不満を持つ企業となり、その割合は過半数を超えていることが明らかになった。ただし、業種別でみた場合、IT製品関連業ではYesの割合が50.7%で、かろうじて過半数を越えている。
 情報共有に関する具体的な課題としては「ツールの使い勝手が悪い」「ツールを使おうとしない人がいる」「ITリテラシーが低く情報を共有するという意識がない」「みんなが電話とメールでのやり取りで満足してしまっている」「データのカテゴリ分けが個人任せになっており、必要な情報を得るのに時間が掛かっている」「未だに、直接のコミュニケーションを重視しており、メールで報告しても読まれていないケースが多い」「ツールの乱立等、運用方法についての全社ガイドラインがないため、効率的な情報共有ができていない」など、多岐にわたるコメントが寄せられている。

図1『ITによる社内コミュニケーション・情報共有』使用ツール・取り組み規模・満足度

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2

ITツール導入のメリット1位は「スケジュール共有が容易になった」で71.6%

 次に、社内コミュニケーション・情報共有のためにITツールを導入するメリットについて尋ねてみた。その結果を図2-1に示す。1位は「スケジュール共有が容易になった」で71.6%、2位は「業務知識やノウハウの共有・活用がしやすくなった」で54.8%、3位は「規則やマニュアルなどが探しやすくなった」で50.1%となり、電子メールやグループウェア、イントラネットが持つメリットがそのまま反映されている。
 具体的には「営業と技術での情報連携が進んだ」「情報共有ツールを全社(グループ会社も含め)一本化することで、普段PCを使い慣れていない社員もある程度覚えることができ、それによって仕事がスムーズに進むようになった」「共有化のための時間短縮が図れる、また共通認識が得られる」「必要なものとそうでないものとを精査する手間はかかるが、各種情報を必要なときに必要なだけ活用できる」などのコメントが寄せられている。
 一方、「社内コミュニケーション・情報共有」のためにITツールを導入したことによるデメリットについても合わせて調べてみたところ、図2-2のような結果となった。1位は「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」で45.4%、2位は「ITツールが使いこなせない」で40.7%、3位は「情報量が多すぎ、取捨選択に時間がかかるようになった」で30.3%となった。
 これを企業規模別でみると、「3位:情報量が多すぎ、取捨選択に時間がかかるようになった」は特に企業規模が大きくなるほどデメリットとして挙げる割合が高くなる傾向が見られた。この理由として、企業規模に比例して情報量も増大していくことが挙げられる。
 これとは反対に、「2位:ITツールが使いこなせない」は、企業規模が小さくなるほど、デメリットとして挙げる割合が高くなる傾向が見られた。この理由として、中堅・中小企業(SMB)ほど、ITリテラシーの問題からツールを使いこなせない社員が多くなることが挙げられる。
 また、「1位:ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」は、情報共有系のITツールが備えている機能がそのままデメリットにつながっており、ITツールを導入する場合には、導入後の社内体制や運用方法を細かく規定しないと、便利なツールも両刃の剣になるということが読み取れる。

図2 『ITによる社内コミュニケーション・情報共有』ITツールのメリット・デメリット

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3

ITツールの運用・推進に重要なポイント、1位は「従業員の意識向上」で65.7%

 次に、「社内コミュニケーション・情報共有」におけるITツールの運用・推進にあたり、重要なポイントは何かを尋ねてみた。その結果を図3に示す。1位は「社内コミュニケーション・情報共有に対する従業員の意識向上」で65.7%、2位は「社内コミュニケーション・情報共有を推進するための体制の確立」で45.9%、3位は「書き込み事項や共有内容などのルール作成」で43.9%、4位は「社内コミュニケーション・情報共有に対する経営層の意識向上」で40.1%となった。
 このことから、従業員及び経営層の意識向上や社内体制の確立など、ITツール導入後、全社規模で一定のルールを作成しなければ、効果的な情報共有は進まないと考えている企業が多いことが分かった。
 また、ツールの機能的な部分として「分かりやすい・使いやすいユーザインターフェース」と「セキュリティ」を重要ポイントに挙げているケースも多く、ITリテラシーによってツールの使用頻度が左右されないこと、またITツールにより情報漏洩が発生しないことも重要視されている。

図3 『ITによる社内コミュニケーション・情報共有』重要ポイント

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図3 『ITによる社内コミュニケーション・情報共有』重要ポイント

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