「メール誤送信防止」製品選定の秘訣とは?

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「メール誤送信防止」製品選定の秘訣とは?

2010/09/13


 常日頃、メールの誤送信に注意を払っている社員は多い。「送信前に目視で何度も確認している」「アドレス帳を活用している」「最後に宛先を入力する」「メールを直ぐに送信しない」…などの対策を行っているケースも少なくない。しかし、細心の注意を払うだけでは誤送信を防ぐことはできない。メールの使い方は企業ごと、部門ごと、職種ごとに異なっており、誤送信の発生原因やその有効な対策方法にも微妙な違いがあるからだ。
 そこで今回のIT製品選び方ガイドでは、メール誤送信防止システムの具体的な自社ニーズを把握することを前提にした上で、製品選択時に見落としがちな“4つのポイント”を紹介していく。
 また「IT製品解体新書:メール誤送信防止システム特集」では、このシステムの基本知識と最新動向を紹介するとともに、メール誤送信による被害事例や事件を取り上げているので、ぜひご参照いただきたい。

メール誤送信防止システム

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1

メール誤送信防止システムの選び方

■製品選択の4つの視点

 メール誤送信対策に頭を痛めている企業は非常に多い。当初は、銀行・証券・保険、人材派遣業、転職エージェンシー、製造業の開発部門、リーガルオフィス、会計オフィスなど、重要情報や個人情報を取り扱う機会の多い企業を中心に導入が進んできたが、最近では誤送信による被害の深刻性からすべての企業が高い関心を示すようになってきた。
 しかし、メールの使い方は企業ごと、部門ごと、職種ごとに異なっており、誤送信の発生原因やその有効な対策方法にも微妙な違いがある。従って、メール誤送信防止システムの製品選択に入る前に、自社の誤送信の主要原因を分析し、具体的にどんな対策を実施したいのか、例えば以下のようなニーズを整理しておく必要がある。

「メール誤送信対策」に対するニーズ

メールや添付ファイル経由の情報漏洩対策をしたい。

PマークやISMSのセキュリティルールに基づいたメール運用がしたい。

誤送信防止は最小限の設定だけしてあとはユーザの設定に任せたい。

外部への添付ファイルの暗号化送信をシステムで義務付けたい(自動化したい)。

設計段階などの機密性の高いファイルを安全にやりとりしたい。

見積書などの添付ファイルのZIP暗号化をもっと簡単に運用したい。

派遣社員のタイムシートや履歴書を中身やファイル名を保護してメール送付したい。

お客様にメール一斉配信をする際のアドレス漏洩リスクの対処をしておきたい。

 このように、メール誤送信防止システムに求める具体的なニーズを把握した上で、以下のポイントから製品選びを進めていくとよい。

Point:1

 製品タイプの選択

Point:2

 搭載されている機能の種類

Point:3

 ユーザ機能の使いやすさ

Point:4

 他のセキュリティ製品との連携

Point:1

製品タイプの選択 〜他製品との特長の違いをおさえよう!〜

 メール誤送信防止機能を持つ製品には、メール誤送信防止システムのほかにメールフィルタリング製品がある。また、誤送信したときの被害や影響を最小限に食い止めるのに役立つ製品としてメール暗号化製品がある。それぞれの特長は以下のとおりだ。

メール誤送信防止システム

誤送信によるメールや添付ファイル経由の情報漏洩対策に特化。

実運用に則した機能による誤送信防止のアプローチを取ることができる。

メールフィルタリング製品

インバウンドとアウトバウンドの双方のメールをフィルタリングする。

誤送信防止機能はアウトバウンドフィルタリング機能の一部として提供。

監査ポリシーにより社内外の送受信メールを監査する。

アーカイブ機能を搭載している製品が多い。

メール暗号化製品

メール本文、添付ファイルを暗号化して送信。

一斉配信などの「うっかりミス」には対応できない。

比較的高価な製品が多い。

 さらに、メール誤送信防止システムにはクライアントタイプとサーバタイプがある。(詳細はIT製品解体新書を参照。)

クライアントタイプ

送信前にプレビューしたり、条件によるポップアップで注意を促したりできる。

但し、1度送信ボタンを押してしまったら後戻りはできない。

サーバタイプ

送信メールサーバの手前で送信メールを一時保留する。

保留されたメールは、確認後に送信またはキャンセルできる。

 参考までに、サーバタイプのメール誤送信防止システムとメールフィルタリング製品や暗号化機能を持つ製品との機能比較の一例を表1に示す。

表1 誤送信防止製品タイプ別の主要機能比較
表1 誤送信防止製品タイプ別の主要機能比較
「メール監査」機能の定義は、社内ポリシーを設定し保留したメールの管理者による検閲・承認が必要なこと。送信メール保留機能を持つ製品は、管理者が社内ポリシーを設定し監査的な運用が可能(管理者による検閲・承認が必須でない)。「送信メール保留」機能の定義は、保留されたメールのユーザによる処理が可能なこと。また表中の△は「実装予定」を指す。
資料提供:トランスウエア

 このほか、これとは別に、メール誤送信防止システムの提供形態として、ソフトウェア、アプライアンス、クラウドサービスがある。アプライアンスは導入・運用が容易で、クラウドサービスは利用する機能を選択できるなどの特長を持つ。
 従って、各製品タイプの特性を理解した上で、自社ニーズに最も相応しい製品タイプを選択することが望ましい。例えば、重要情報を頻繁にメールでやりとりする職場では、サーバタイプのメール誤送信防止システムの導入が望ましいが、主にスケジュール調整でメールを使っているような職場では、メールフィルタリング製品の誤送信防止機能で十分かも知れない。

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