BI機能に注目!?ワークフローツール選択術

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BI機能に注目!?ワークフローツール選択術

2010/07/12


 基幹系システムが自前で備えているワークフロー機能や、グループウェアツールが備える簡易的なワークフロー機能とはひと味違う、独特の個性とメリットを持っているのが汎用のワークフローツール。その製品は分化しており、従来の総務部門の伝票処理・承認フローの合理化といった目的を引き継いでドキュメントフローや人間の判断を必要とする業務フローを中心に低コスト/簡単導入を追求する製品が出てくる一方で、基幹系を含めた各種システム連携によるビジネスプロセスの自動化を目指す方向に進化していく製品もある。ここでは、個性あるワークフローツールをどのような視点から評価していけばよいのか、製品選びのポイントを考えていく。なお、ワークフローツールの基礎的な知識については「IT製品解体新書」で紹介しているので、こちらもご参照いただきたい。

ワークフローツール

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ワークフローツール選択のポイント

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他システムの「ワークフロー機能」と汎用ツールの違い

 ワークフローシステムといわれるものには大きく分ければ3通りの性格のツールが存在している。1つは今回のテーマである汎用的なワークフローツール。他の1つは基幹系システムが独自に備えているワークフロー機能、もう1つはグループウェアや文書管理ツールのワークフロー機能だ。

■基幹系システムのワークフロー機能

 このうち、基幹系システムのワークフロー機能は、例えばERPの受注管理、在庫管理、購買管理、債権/債務管理、支払管理などのような一連のプロセスを効率よく自動的にこなすことに重点を置いている。高度に業務を自動化してくれる一方、伝票の起票や承認/決裁、あるいは特定段階での管理者によるチェックなどの人間の判断を組み込もうとすると難度の高いカスタマイズや追加開発が必要になることがある。

■グループウェアや文書管理システムのワークフロー機能

 グループウェアに用意されているワークフロー機能や文書管理システムに備わる同機能は、ドキュメントフローを中心にした一般的な承認ルートの場合は使いやすくできているものの、複雑な承認ルートの設定や他システムとの連携を組み込む機能などの面では、汎用ワークフローツールよりも見劣りする場合がある。もっともグループウェアの場合はもともとは独立していたワークフローツールをスイート製品の中に統合したり、豊かなワークフロー機能をオプションとして用意したりしている場合があり、一概にすべて機能が劣るとはいえない。文書管理ツールに関しては、きめ細かいワークフローの設計や運用よりもドキュメントの検索と再利用の効率を上げる機能に特徴がある。

■汎用ワークフローツールの位置づけと特徴

 汎用ワークフローツールは、これらのどれとでも連携することが可能で、不足した部分を補完してさらに合理的な活用を可能にすることができる。ワークフロー機能を使い分けるよりは、汎用ワークフローツールに各システムを連携させる利用法のほうが理にかなうケースが多い。
 汎用ワークフローツールはドキュメントフローと人間の判断、そしてシステムの自動化プロセスのそれぞれを矛盾なくスムーズに結び、流れを滞りなくすることに力を発揮する。製品によって違いはあるにしろ、承認ルートなどが複雑であってもおおむね柔軟に対応可能なところが特徴だ。

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