「SaaS型グループウェア」導入前の確認事項

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「SaaS型グループウェア」導入前の確認事項

2010/06/07


 企業においてもっとも使われている情報システム製品の1つといえる「グループウェア」。従来、多くの企業がオンプレミス(自社管理下)で運用してきたグループウェアだが、このところのクラウド環境の普及とともに、SaaS型グループウェアへの移行が進んでいる。そこでここでは、オンプレミス型グループウェアからSaaS型グループウェアへ移行するにあたって、SaaS型グループウェア製品の選び方のポイントについて解説する。なお、SaaS型グループウェアの基礎知識については、「IT製品解体新書」で紹介しているのでそちらを参考にしていただきたい。

SaaS型グループウェア

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SaaS型グループウェアにリプレースする場合のポイント

 まず、SaaS型グループウェアを選択する前に、現在使用しているグループウェアをオンプレミス(自社管理)型からSaaS型グループウェアにリプレースする際のポイントについてまとめよう。  

1-1

移行は重複期間を設ける

 オンプレミス型からSaaS型グループウェアに移行する場合、もっとも問題になるのは「メール」だ。現在のビジネスの特質上、メールの送受信が停止することで業務が滞ることは明白。そのため、グループウェアの移行時、「重複期間」を設けて両サービスを平行で運用させるのが定石となっている。

 SaaS型グループウェアの場合、移行に際してはサーバやネットワーク機器などハードウェアの準備は不用。契約が完了して、ユーザアカウントの準備さえ完了すれば、運用開始時にサービスを利用開始できる。その際、オンプレミス型の運用を即時停止するのではなく、1〜2ヵ月程度の重複期間を設け、その中に運用切り換え日を指定して全社に通達する。この重複期間中にエンドユーザは新たなSaaS型グループウェアの熟達に励むことができる。

図1 SaaS型への移行スケジュール
図1 SaaS型への移行スケジュール

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