周りはもう使ってる?SaaS型グループウェア

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

周りはもう使ってる?SaaS型グループウェア

2010/06/07


 企業内のコミュニケーションを円滑にし、情報を共有して社員同士のコラボレーションを容易にする「グループウェア」。企業においてもっとも使われている情報システム製品の1つといえるだろう。従来グループウェアは、その他の情報システムと同様、一般的にオンプレミス(自社管理下)で運用されてきた。しかしここ数年でクラウド環境が普及するとともに、SaaS型でグループウェアを提供するベンダが増加してきた。そこで今回は、SaaS型グルーウェアがどのようなものであるか、その製品の特長や導入メリット、最新動向などについて解説する。なお、導入にあたっての製品比較のポイントについては「IT製品選び方ガイド」にて紹介しているので、そちらもあわせてお読みいただきたい。

SaaS型グループウェア

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SaaS型グループウェアを解体しよう!

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SaaS型グループウェアとは

■SaaS型グループウェアの定義

 「SaaS型グループウェア」とは、SaaSによってサービス提供されているグループウェアの総称である。グループウェアの主力製品の多くはWeb技術で構成されているため、情報システム製品の中でも特にクラウドと親和性が高い。そのため、これまでパッケージで提供されていた製品がSaaS型で提供されたり、SaaS専用製品が登場して提供されたりしている。グループウェアを構成するアプリケーションの機能的には、SaaS型とオンプレミス型の両者で異なる点はないといえる。

図1 SaaS型とオンプレミス型の違い
図1 SaaS型とオンプレミス型の違い

 オンプレミス(自社管理下)型グループウェアでは、社内もしくは契約したデータセンタに設置されたサーバにグループウェアのパッケージソフトがインストールされる。そして一般的には、社内の担当者によって直接またはリモートで運用管理される。
 対してSaaS型の場合、グループウェアはベンダなどで管理しているデータセンタ上で稼働し、直接的に運用しているのは提供ベンダとなる。ユーザ企業はベンダに対して初期費用、月額利用料を支払って、グループウェアを利用することとなる。

■SaaS型グループウェアのメリット

 それでは、オンプレミス型ではなく、SaaS型でグループウェアを利用するメリットはどこにあるのか。

●運用の容易さ
 SaaS型グループウェアを利用する場合、企業担当者は、サーバやシステムの日常的な運用管理、メンテナンスから解放される。また、サービスを利用開始するときにも、データセンタの選定や機材の調達は不要であり、アカウントや初期設定が整い次第、企業のエンドユーザはすぐにサービスを利用できる。また、企業規模の拡大または縮小があった場合でも、ユーザアカウントの増減に対応するだけで済み、サーバの増強やライセンスの追加購入といったことが必要なく、ユーザ数の変化に柔軟に対応することができる。

●コストの明確化と削減
 SaaS型グループウェアの導入にあたっては、オンプレミス型にあったデータセンタの確保やサーバの設置、パッケージの購入、クライアントソフトのライセンス料金などなど、さまざまな初期費用を圧縮できる。また、SaaS型グループウェアの多くは、1ユーザあたりの月額利用料によってサービスを利用できるため、年間コストを算出しやすい。ユーザ数が変動した場合でも、それに応じて柔軟かつ的確にコストを変動させることが可能である。そしてオンプレミス型では、システムの運用や機器の保守が日常的に必要で、情報システム部門の人的コストが必要だが、SaaS型グループウェアは、実質的なシステム運用担当者はベンダ。これによって自社運用コストを軽減でき、情報システム担当者の負担を軽減し、人的コストの削減にもつながる。社内のグループウェア運用担当者が変わった場合でも、担当者がゼロから運用ノウハウを学習するといった手間とコストが省ける。
 ただし、場合によってはユーザ数が増えると割高になることもあるので注意が必要だ。

図2 情シス担当の負担が軽減され、コスト削減につながる
図2 情シス担当の負担が軽減され、コスト削減につながる

●レスポンスの快適さ
 オンプレミス型でグループウェアを運用している場合、運用している機器のリソースが限られているため、ユーザの増加や一時的なアクセス集中などでグループウェアの操作が重くなることがある。それに対してSaaS型グループウェアの場合は、提供されるサービスの動作障害・遅延は起こりにくい。また万が一障害が起こった場合でも稼働率保証によって料金の払い戻しが設定されている場合が多い。

●拠点間での運用
 SaaS型グループウェアの場合、ベンダなどのデータセンタ上で運用されているので、サーバの設置場所などを意識する必要がない。そのため、事業所が異なる場所にある企業でも、インターネット接続環境さえあれば、専用回線を用意したり、拠点ごとのサーバ設営などを行ったりしなくても、すべてのエンドユーザが等しいサービスを利用できる。

●一部機能のアウトソース化
 現時点でオンプレミス型グループウェアを利用している場合、グループウェアの全機能をSaaS型にリプレースしなくても、一部の機能だけをSaaS型へ移行してアウトソース化することも可能である。
 たとえば「IBM LotusLive」は、同社のオンプレミス型グループウェア「Lotus Notes/Domino」に、SaaS型で電子メール、コラボレーションツール、Web会議システムの各サービスを提供する。これによって、現在運用しているオンプレミス型グループウェアに、新たにサーバやシステムの増強を図ることなく機能を追加して利用することができる。

図3 IBM LotusLiveの画面例
図3 IBM LotusLiveの画面例
資料提供:日本アイ・ビー・エム

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