会議以外にも適用範囲が拡大中「Web会議」

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会議以外にも適用範囲が拡大中「Web会議」

2010/05/31


 不況による出張費などの経費削減ニーズにより、Web会議の普及が進んでいる。また、生活と仕事の調和を図るワークライフバランスへの配慮から、在宅勤務を認める企業の割合も増えつつあり、自宅から会議に参加できるWeb会議の役割が増してきている。さらに、会議以外の用途でも幅広く活用されており、セミナーや顧客サポートなどにもその適用分野が拡大し始めている。そこで今回は、Web会議の基礎知識から最新の注目機能、適用分野まで、その詳細をお届けする。Web会議の選び方は「IT製品選び方ガイド」にまとめたので、あわせて参考にしていただきたい。

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Web会議を解体しよう

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Web会議とは

 Web会議とは、インターネット回線とPC、ヘッドセット、マイク、Webカメラなどを用いて、離れた場所に居るスタッフ同士が映像と音声を見聞きしながら会議や打ち合わせなどのコミュニケーションを行うことができるシステムのことだ(図1)。PC会議、インターネット会議とも呼ばれている。会議のために国内/海外拠点からわざわざ集まる必要がなくなるので、その際に発生する交通費や宿泊費を削減できる。また、会議場所までの移動時間を節約できる、といったメリットがある。
 Web会議は、コンピュータに不慣れな人でも簡単に操作できるように設計されており、一般的な操作例は次のようになる。
   1.インターネットに接続されたPCを用意
   2.PCにカメラとマイクを設置
   3.Web会議のホームページにアクセス
   4.ユーザIDとパスワードを入力
   5.参加したい会議室をクリック
 後は、会議室で使う名前を入力し、カメラとマイクの接続を許可することで、その会議に参加することができる。

図1 Web会議
図1 Web会議
インターネット接続できる環境があれば、本社や海外支店、出張先、自宅からでも自由にWeb会議にアクセスしてコミュニケーションが図れる。
資料提供:株式会社ブイキューブ

 なお、Web会議を利用する方法として、自社サーバに専用ソフトウェアをインストールする「自社構築型」と、面倒なインストール作業が不要な「ASP/SaaS型」の2つのタイプが提供されている。

■Web会議の導入には周辺機器も必要

 Web会議を導入する場合、サーバに専用ソフトウェアをインストールするだけでなく(ASP/SaaS型の場合はインストール不要)、必要に応じて周辺機器を用意する。なぜなら、Web会議の利用形態には自席のPCから会議に参加するケース、会議室のような広い部屋同士を結んで複数対複数で会議を行うケース、またはこれらを複合したケースがあり、それぞれの環境に合った周辺機器を用意することで、快適な会議進行が可能となるからだ。

PC向け周辺機器

最も基本的な会議パターンとして、自席のPCから「1対1」あるいは「1対複数」で会議を開く場合が挙げられる。この時必要になる周辺機器としては、ヘッドセットとWebカメラがある(図2)。ヘッドセットはUSB接続タイプを使うとスピーカに同時接続できる。

会議室向け周辺機器

会議室向けの周辺機器としてコミュニケーションカメラ、Web会議用マイクスピーカ、モニタ/プロジェクタ、大会議室向け音響機器などが挙げられる。例えば、図3の上写真は高い収音能力を持ったWeb会議に最適な会議用マイクスピーカ。Windows標準ドライバ対応のため、インストールが不要、かつUSBケーブルでPCと接続するだけですぐに使うことができる。また、会議用マイクスピーカには円形や三角形をしたタイプの他に、細長い長方形をしたタイプもある(図3・中央/下写真)。このタイプは複数台をオーディオケーブルで連結して、より収音範囲を広げることができる。

図2 PC向け周辺機器の例
図2 PC向け周辺機器の例
構成例内訳(約1万円前後〜、Webカメラ+ヘッドセット)
資料提供:ジャパンメディアシステム株式会社
図3 会議室向けマイクスピーカの例
図3 会議室向けマイクスピーカの例
スピーカから再生された音がマイクに廻りこんでしまうことによりエコーが発生することから、Web会議用マイクスピーカでは、自機から再生された音を収音してもエコーキャンセラによりその音を除去することができる。
資料提供:ヤマハ株式会社

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