「文書管理システム」でナレッジ共有を!

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

「文書管理システム」でナレッジ共有を!

2010/05/10


 紙文書の電子化ニーズから始まり、e-文書法の後押しも受けて導入が進んだ「文書管理システム」。企業内に存在する各種電子文書を登録し、保管、活用するための仕組みだ。近年では内部統制強化のため、さらには情報の共有/活用を実現する企業内ポータルとしての役割にも大きな期待が寄せられている。大企業では導入が一巡したと言われているが、取材を通して見えてきたのは、システムを使いこなすために、情報システム部門が考慮すべき事項が多々あるということだ。今回の特集では、基本機能をおさらいすると共に、文書管理システムを取り巻く課題、活用にあたってのポイントについて紹介する。
 またIT製品選び方ガイドでは、製品導入時の検討事項について解説しているので、そちらもあわせて参照いただきたい。

文書管理システム

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文書管理システムを解体しよう!

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文書管理システムとは

 文書管理システムは、電子化された紙文書(=電子文書)、あるいは各種アプリケーションで生成された電子文書の登録、保管を行い、情報の共有と活用を促進するための仕組みだ。本来は、文書の「生成」→「登録」→「保管」→「保存」→「破棄」というライフサイクルを管理するためのものである。一般的には、登録、保管、保存に加え、エンドユーザの利便性を高める検索の機能を備えたものが、製品としての文書管理システムだと言える(図1参照)。

図1 一般的な文書管理システムの構成要素
図1 一般的な文書管理システムの構成要素
資料提供:ビジネス機械・情報システム産業協会

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