業務でExcelを利用している方なら、PC内に少なくとも数十、多ければ千単位のExcelファイルが存在していることだろう。PCに保管している文書だけでも整理が悪かったり数が多くなりすぎたりすると、何がどこにあるかがわからなくなる。複数社員で共用されるファイルサーバでは、数十倍〜数百倍以上の文書が集中し、こちらでも同様の事態が起きている。これはもちろんExcel文書に限ったことではない。
　こうした問題の解決を目指すには、基本的には情報共有の仕組みの見直しが必要だ。しかしそのためのルール策定や手間と時間、教育コストなどを考えると、どう手をつけてよいかわからないことが多い。そこで、ひとまず現状をそのままに、企業内の文書等を検索して欲しい情報を見つけることができればよいという発想が生まれる。
　その発想を形にしたのが企業内検索ツール（エンタープライズサーチ）だ。これはGoogleなどの検索エンジンの技術を社内文書に応用したものと考えればよい。企業内検索ツールでは、グループウェアサーバ、ファイルサーバ、業務アプリケーションのデータベースなどのさまざまなデータを1つの画面で検索できる。
　そのメリットとしては、文書等を検索するための時間が節約できることのほか、情報を横断的に検索できて知識の共有が実現できること、キーワードそのもの以外に関連する語句についても検索可能にする機能（概念検索など）によって、そもそもは意図していなかった新しい発見や情報活用を促すことができることがあげられる。
　仕組みとしては、周期的に社内の情報保管先を巡回してコンテンツを収集する「クローラ」、収集したコンテンツからキーワードを抽出して紐付けを行う「インデクサ」、検索キーワードの入力を受け付けて結果を生成する「サーチャ」が連携する。これら機能をまとめて管理する管理機能とともに、アプライアンス製品やソフトウェア製品として商品が提供されている。
　なかにはさらにキーワードやカテゴリ間の相関分析などの分析機能を強化したテキストマイニングと呼ばれる機能を備えたり、連携可能にしたりする製品もある。こういった製品では、顧客対応などの生の情報をもとにFAQを自動作成するといった使い方さえ可能になっている。

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