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会社の課題を解決する処方箋。 課題スッキリ!IT処方箋

Excelデータを社内でうまく共有したい

2010/03/09


 誕生から20年あまりが経過し、Excelは数字を扱うオフィス業務に欠かせないツールに成長した。Excelを前提とした情報管理や業務フローが業務を成り立たせている企業は多いに違いない。しかし、業務がExcelから離れられないことがいま、問題視されるようになってきた。財務情報の「スプレッドシート統制」への対応もさることながら、経営や業務管理の意思決定に役立つ情報の宝の山がそこにあるのに、簡単には情報が入手・活用できない不合理にみんなが気づき始めている。情報が分散しすぎ、運用が複雑化しすぎているのがその不合理の原因だ。同時に業務ノウハウを埋め込んだ関数やマクロがシート個々に存在することから、その把握やメンテナンスに限界が訪れようとしている。今回は、Excel文書として蓄積されたデータやノウハウをいかに共有してこのような課題を解決していけるかについて、3つの「処方箋」として考えてみよう。

Excelデータ

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必要な情報が探し出せるようにする

業務でExcelを利用している方なら、PC内に少なくとも数十、多ければ千単位のExcelファイルが存在していることだろう。PCに保管している文書だけでも整理が悪かったり数が多くなりすぎたりすると、何がどこにあるかがわからなくなる。複数社員で共用されるファイルサーバでは、数十倍〜数百倍以上の文書が集中し、こちらでも同様の事態が起きている。これはもちろんExcel文書に限ったことではない。
 こうした問題の解決を目指すには、基本的には情報共有の仕組みの見直しが必要だ。しかしそのためのルール策定や手間と時間、教育コストなどを考えると、どう手をつけてよいかわからないことが多い。そこで、ひとまず現状をそのままに、企業内の文書等を検索して欲しい情報を見つけることができればよいという発想が生まれる。
 その発想を形にしたのが企業内検索ツール(エンタープライズサーチ)だ。これはGoogleなどの検索エンジンの技術を社内文書に応用したものと考えればよい。企業内検索ツールでは、グループウェアサーバ、ファイルサーバ、業務アプリケーションのデータベースなどのさまざまなデータを1つの画面で検索できる。
 そのメリットとしては、文書等を検索するための時間が節約できることのほか、情報を横断的に検索できて知識の共有が実現できること、キーワードそのもの以外に関連する語句についても検索可能にする機能(概念検索など)によって、そもそもは意図していなかった新しい発見や情報活用を促すことができることがあげられる。
 仕組みとしては、周期的に社内の情報保管先を巡回してコンテンツを収集する「クローラ」、収集したコンテンツからキーワードを抽出して紐付けを行う「インデクサ」、検索キーワードの入力を受け付けて結果を生成する「サーチャ」が連携する。これら機能をまとめて管理する管理機能とともに、アプライアンス製品やソフトウェア製品として商品が提供されている。
 なかにはさらにキーワードやカテゴリ間の相関分析などの分析機能を強化したテキストマイニングと呼ばれる機能を備えたり、連携可能にしたりする製品もある。こういった製品では、顧客対応などの生の情報をもとにFAQを自動作成するといった使い方さえ可能になっている。

 また、文書管理ツールも役に立つ。こちらは文書個々に属性を登録し、属性にしたがって検索を可能にするものだ。文書を登録するのに一定のスキルと作業量が必要になるものの、会社の事情に即した属性設定を行えば、精度よく効率的に必要な文書を手にできる特長がある。


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