「メールアーカイブ」の選択ポイントとは?

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「メールアーカイブ」の選択ポイントとは?

2010/02/08


 Eメールがもっとも一般的なコミュニケーション基盤として確立している今、メールアーカイブはウイルス対策やスパム対策といったメールセキュリティと並んで内部統制に対する重要なツールとされている。また、すでにEメールは適切に管理することで法的に証拠能力を持たせることができるようになっていることからも、企業規模に関わらずメールアーカイブを導入すべき時期を迎えている。そこで、今回は製品ラインナップが充実してきたメールアーカイブ製品を取り上げ、その選択ポイントを詳しく紹介する。メールアーカイブの基礎情報や最新情報についてはIT製品解体新書で紹介しているので、そちらも参照していただきたい。

メールアーカイブ

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1

メールアーカイブの選び方

 メールアーカイブには、「ソフトウェアパッケージ」として提供されている製品と「アプライアンス」として提供されている製品、そして「ASP/SaaS」の3つに分類することができる。これらの製品形態の中から、どのジャンルの製品が自社ニーズに合っているかを最初に見極めておく必要がある(詳細はIT製品解体新書)。

■ASP/SaaSはどうか

 ASP/SaaSでは、メールサーバを自社運用している場合や、他社ホスティングサービスで運用している場合でも、既存のメールシステムを変更することなく簡単に導入でき、セキュリティ面や運用面など時代に合わせて更新されるサービスを特別な作業負荷なく利用しつづけることが可能だ。ただし、基本保管期間や検索可能な期間に制限があり、また社内メールには対応できないなどのデメリットもある。

■アプライアンスはどうか

 アプライアンスは、セキュリティに優れた独自OSが搭載されているシステムの信頼性が高く、またソフトウェアとハードウェアの両方を単一ベンダによるシングルサポートで行ってもらうこともできる。ただし、ストレージ構成などが限定されていたり、カスタマイズに対応できなかったりする。

■ソフトウェアパッケージはどうか

 大規模ユーザの場合には、ハードウェア構成を自由に選択できるソフトウェアパッケージが有力な選択肢になる。例えば、マルチサーバ構成が可能な製品の場合、索引機能や監査機能、メールの転送受信機能などを各サーバに分散させることができ、大量のメールが流通するような大規模メール環境への対応も可能だ。

 このほか、メールアーカイブはメールアーカイブ機能に特化した単独製品と、ほかの機能との複合製品という形に細分化することもできる。ほかのメールセキュリティ製品はすでに導入済みで、今回はメールアーカイブ機能だけを導入したいときは、単独製品を選択すればよい。一方、メールフィルタリングなども合わせて導入したい場合には、複合製品を選択すればよい。メールフィルタリングは電子メールのセキュリティ管理を進めていく上でメールアーカイブ同様、重要な機能の1つになっており、また不要な迷惑メールなどをアーカイブする前に排除しておけば、ストレージ容量の節約にもなる。
 なお、メールアーカイブ機能とメールフィルタリング機能は独立した機能なので、サポート窓口の1本化を図る上では同じベンダ製品を導入したほうが便利だが、必ずしも同じベンダを選択する必要はない。
 こうした製品形態の違いをよく理解した上で、次の4つの視点から製品選択を行っていくとよい。

製品を選択する際の4つの視点

1:

基本仕様を確認しよう

2:

検索機能の使い勝手を確認しよう

3:

メールのインポート/エクスポート機能の使い勝手を確認しよう

4:

管理機能の充実度を確認しよう

要件1

基本仕様を確認しよう

 メールアーカイブの基本仕様として、表1に示すような項目を挙げることができる。そこで、最初にこれらの仕様が自社ニーズにマッチしているかどうかを確認しよう。
 例えば、エージェント型でメールアーカイブを導入する場合には、現在自社で使っているメールサーバに対応している製品を選択する必要がある。また、Exchange ServerやLotus Notes/Diminoを使用している場合には、ジャーナル型での導入が可能かどうか確認したい。これらのグループウェアに対応している場合には、その対応バージョンの確認も忘れずに行うこと。さらに、Lotus Notes/Dimino対応の製品では、リッチテキスト系のメールもそのままアーカイブできる製品を選択したい。なぜなら、Notesユーザの特性として、リッチテキスト系のメールでやりとりしているケースが多く、色やサイズなどが指定されている場合、テキスト情報だけをアーカイブする製品では、これらの情報が欠如してしまうことになるからである。

表1 メールアーカイブの基本仕様例
表1 メールアーカイブの基本仕様例
この表は、ソフトウェアパッケージとアプライアンスの代表的な製品の基本仕様を元に作成したもので、本稿執筆時点では、こうした仕様を満足している製品が注目を集めている。

 一方、アプライアンスの場合には、製品モデルによって搭載しているストレージ容量が異なることから、あらかじめ必要な容量を見積もっておく必要がある。アプライアンス製品の場合、外部ストレージを使って容量を拡張できない製品もあるので特に注意する必要がある。
 メールアーカイブに必要なストレージ容量は、「メール利用ユーザ数」、「平均メールサイズ」、「1日の1人当たりの平均メール数」、「メールの保存期間(即時検索対象期間)」などから算出することになる。例えば、バラクーダネットワークスジャパンでは長年の経験則から、表2のようにストレージ容量タイプごとに想定ユーザ数を提示しているので、これを参考にすることもできる。

表2 メールアーカイブのストレージ容量
表2 メールアーカイブのストレージ容量
資料提供:バラクーダネットワークスジャパン

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