課題・事例に学ぶ「ビデオ会議」の選択術

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課題・事例に学ぶ「ビデオ会議」の選択術

2010/01/04


 ビデオ会議システム市場は、IPネットワークのブロードバンド化により、高画質・高音質データの伝送にも耐えられるような環境が整備されてきたことや、HD対応製品の低価格化などにより、大企業はもちろん中堅・中小企業においても導入が進んでいる。このような背景からメーカー各社は、利用シーンや会議室の席数などに合わせて製品ラインナップを充実させており、企業は多数ある製品の中から自社に適した製品を選択する必要がある。
 そこで今回は、ビデオ会議システム(専用端末タイプ)を選択するときに考慮すべき点について、見落としやすい注意点を含めて詳細を解説していく。
 ビデオ会議システムの基礎情報や活用例についてはIT製品解体新書「ビデオ会議システム特集」で紹介しているので、そちらも参照していただきたい。

ビデオ会議システム

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ビデオ会議システム選択のポイント

■「誰が」「何のために」「どの部屋で」「何をしたいのか」…利用シーンを具体化する

 ビデオ会議システムの導入を考える際にまず押さえておきたいのは、「ビデオ会議システムを使って何をしたいのか」だ。誰が、何のために、どのような部屋で、何をしたいのかを明確にすることだ。
 単純な定例会議をビデオ会議に置き換えて出張費を削減したい場合もあるだろうし、離れているオフィス同士の一体感を高める目的でビデオ会議を使う場合もあるだろう。また、製造業であれば工場と営業をビデオ会議でつないで製造物を遠隔地の営業に確認してもらうといった使い方もある。単に会議の用途だけでなく、様々な用途に活用できるため、ゴールをどこに設定するかが重要となる。
 例えば、出張先や自宅からもアクセスして会議に参加できるようにすることが目標である場合は、専用端末とWeb会議がつながる仕組みを考慮せずに導入してしまうと、せっかく導入したシステムをスクラップして、別のシステムを購入して構築し直さなければならなくなる。そうならないよう、しっかりとゴールの運用イメージを持つことだ。
 単に価格が安いというだけで製品を選ぶのではなく、ネットクワーク環境や用途に応じて、実際に視聴したり操作したりしてみて、使いこなせるものかどうかを確かめたうえで選択することをお勧めする。海外の製品の場合、すべての表示が日本語になっていない製品もあり、それがハードルとなって活用度が下がる場合も少なくない。実際に使いこなせるかがポイントだ。
 すでにSD対応端末を導入している企業は、HD対応端末を追加導入するケースも出てくるだろう。ただし、SDとHDの接続障害には注意が必要だ。事前にテストを行い、つながらない場合は解決策を用意しておくことをお勧めする。

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