無駄な印刷を減らしてコストを削減したい

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

会社の課題を解決する処方箋。 課題スッキリ!IT処方箋

無駄な印刷を減らしてコストを削減したい

2009/11/10


 IT化してコストカットしたはずなのに、紙代やトナー代は増えている…そんな企業も多いはず。企業で情報が活用されればされるほど、プリンタや複合機の利用頻度や出力量が増えていくのは仕方がないことなのだろうか。出力したまま放置されたプリント、1度だけ目を通して不要になったプリント、間違いがあるとわかっていたのに印刷してしまいゴミ箱に直行する無駄なプリント。そういった無駄なプリント、余計なプリントが至るところにあるのでは?そんな無駄を省くコツと、ちょっとした投資で大きくコスト削減可能な秘訣を今回は紹介していく。

無駄な印刷

※「無駄な印刷/無駄な印刷を減らしてコストを削減したい」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「無駄な印刷/無駄な印刷を減らしてコストを削減したい」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)

他の課題をチェック PickUp! 課題の解き方へ


1

不要な印刷をさせないようにする

 まず、印刷にまつわるコストとは何かを考えてみよう。紙のコスト、トナーやインクのコスト、電気代というわかりやすいものから、出力した紙の保管に関するコスト(バインダ代、キャビネット代、フロアコスト等々)や書類の整理・再利用の仕方に関わる運用管理コストのような間接的に発生するコストまで、様々なコストがかかっている。1枚の紙にまつわるコストは微々たるものだが、それが数千、数万、数十万枚と重なることで、年間では意外なほどの巨額になってしまうこともある。

 こうしたコストを削減するために何ができるだろう。まずは「何でも印刷できる状態でよいのか」を考えてみよう。
 現在では紙を利用しなくても書類が閲覧できる環境が揃っている。Officeアプリケーションを使って作成した書類は事実上ほとんどのPCで閲覧可能なオフィスが多いだろうし、PDF文書であればなおさらだ。閲覧だけで済む文書なら、印刷を禁止すればよい。とはいえ単に禁止ルールを作るだけでは強制力がないため、ルール違反の発生を防げない。またどの文書の印刷を禁止し、どの文書なら許可するのかは管理者が判断しなければならない。
 そこで利用しやすいのが、PDFのセキュリティ設定機能だ(図1)。PDFでは文書作成時に「権限パスワード」機能を使って文書の印刷を禁止することができる。パスワードを知らないユーザには文書の印刷ができなくなるため、強制力をもってコスト抑制が可能になる。管理者の手によって印刷を禁止すべき文書を発見次第、PDFに変換して印刷禁止の設定をするようにする運用法が考えられる。

図1 PDFのセキュリティ設定画面の例

図1 PDFのセキュリティ設定画面の例
Adobe社Acrobat 9の場合

+拡大

 とはいえ、該当する文書すべてをPDF化するのは場合によっては大きな負担になるし、単純にパスワードによって印刷を許可/禁止するという運用法が最良とは限らない。そこで利用できるのが文書管理ツールの機能だ。

関連特集

文書管理ツール


…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには・・・

会員登録をすると自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ
関連キーワード

無駄な印刷/無駄な印刷を減らしてコストを削減したい」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「無駄な印刷」関連情報をランダムに表示しています。

無駄な印刷」関連の特集


経費削減に取り組む際、単に社員に向かって「無駄な印刷はするな!」と注意しても、その効果は知れている。…



オフィスを侵食し続ける書類の山に「心がけ」で対処する時代はもう終わり。半ば強制的に紙を減らす最新ノウ…



全社をあげてCO2削減に取り組む方針が決定!さて、あなたは何から始めますか?IT部門として考えたい、…


このページの先頭へ

無駄な印刷/ 無駄な印刷を減らしてコストを削減したい」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「無駄な印刷/ 無駄な印刷を減らしてコストを削減したい」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ 印刷用ページへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


ページ: 1 | 2 | 3


30003309



このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ