コンテンツの全社的集中管理「ECM」に迫る

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

コンテンツの全社的集中管理「ECM」に迫る

2009/12/07


 企業では、オフィス文書はもちろん、図面、画像、Webコンテンツ、音声、動画などのマルチメディアデータなど、多種多様なコンテンツが日々生成され、活用・蓄積されている。これらのコンテンツを効率的に管理し、フル活用していくことは、厳しいビジネス競争を勝ち抜くための重要な手段の1つである。そこで、今回はコンテンツの作成、更新、配信、再利用、アーカイブなど、管理サイクル全体をサポートできるECMにスポットをあて、その導入メリットなどの基礎知識から最新の注目機能までを詳しく紹介していく。また、実際に製品を選択する際のポイントについては「IT製品選び方ガイド」で解説しているので、そちらも参考にしていただきたい。

ECM

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ECMを解体しよう!

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ECMとは

 ECM(Enterprise Content Management)とは、企業(エンタープライズ)の非構造化データ(コンテンツ)を統合的に管理(マネジメント)するためのフレームワークのことで、2000年に米国AIIM(ドキュメント・情報管理に関する非営利機関)が最初に提唱したものである。また、AIIMのグローバルパートナーであり、日本国内でのECMの普及・啓発を行っている日本画像情報マネジメント協会(JIIMA)でも、これと同じ意味として「統合文書情報マネジメント」を提唱している。

図1 ECMとは
図1 ECMとは
ECMは文書の電子化から基幹システムとの連携まで、コンテンツの統合管理を行う。
資料提供:日本画像情報マネジメント協会

 JIIMAでは、企業や組織で必要になるすべての情報資産(コンテンツ)をデジタル化し、必要なときに簡単に検索・活用できるようにするために、すべての形式のコンテンツを最も効率的な手段で一元的に管理するシステムのことを「文書情報マネジメント・システム」と定義している。文書情報マネジメント・システムには目的に応じて「ドキュメント・マネジメント・システム(文書管理ツール)」や「ナレッジ・マネジメント・システム」、「レコード・マネジメント・システム」、「Eメール・マネジメント・システム」などが存在するが、組織の部門を越えた情報共有と運用・管理を実現する統合的な文書情報マネジメントの手法がECMということになる。
 言い換えると、ECMは非構造化データ(オフィス文書、メール、Webコンテンツ、映像、音楽、イメージ化された紙文書、ノウハウ)を管理するのに必要な機能を持ったシステム基盤であり、ECMツールを導入すれば、どこに情報が存在するかに関わらず、企業に存在するすべての非構造化データの管理が可能になる。

■ECMにおけるコンテンツとは?

 ここで、ECMを正しく理解していただくために、関連用語についても説明しておきたい。まず、一般的に「コンテンツ管理」というと、Webサイトで使われているHTMLページや動画、音声などのマルチメディア情報の管理を連想する読者が多いと思われるが、ECMの世界では、これに相当するものは「Webコンテンツ管理」になる。ECMにおけるコンテンツとは、企業・組織で扱う「情報資産」の総称を指しており、ECMでは「非構造化データ」がその管理対象となる。

■非構造化データとは?

 また「情報資産」についても説明を加えておくと、情報資産は「構造化データ」と「非構造化データ」に大別できる(図2)。構造化データとはERP、SCM、CRMなどのデータ、メインフレームのレコードなど、汎用データベースで管理されるデータのこと。これに対し、非構造化データとは、PCで作成されたオフィス文書、Eメールなどの通信文、Webコンテンツ、音楽・写真・映像などのデジタルコンテンツ、イメージングされた紙文書などのデータを指す。
 一般的には、企業内の全ストレージ容量の80%は非構造化データで占められていると言われている。また、構造化データの伸びはビジネス規模に比例して増えていくので年間数%程度だが、非構造化データはビジネス規模に関係なく2ヵ月ごとに倍増すると言われており、加速度的に増え続けている。

図2 オフィスの情報資産
図2 オフィスの情報資産
ERPは構造化データを統合管理するための基盤、ECMは非構造化データを統合管理するための基盤。
資料提供:日本画像情報マネジメント協会

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