導入進む「ドキュメントスキャナ」の活用術

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

導入進む「ドキュメントスキャナ」の活用術

2009/11/30


 特定の紙文書をデータ化するため、従来から一般的に使用されてきた「ドキュメントスキャナ」。昨今ではオフィスの紙文書をデータ化することによって、保管スペースの削減はもちろん、部署・企業レベルでの文書共有化と保守管理をも可能にするソリューションとして利用される傾向にあり、その需要は高まりつつある。
 そこで今回は、「ドキュメントスキャナ」の基礎知識をおさらいするとともに、オフィスでの活用法を各機能の最新動向と合わせて、明らかにしていく。 
 またIT製品選び方ガイド「ドキュメントスキャナ特集」では、導入ステップや製品比較ポイントなどを中心に詳しく紹介しているので、こちらもあわせて参考にしてほしい。

ドキュメントスキャナ

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ドキュメントスキャナを解体しよう

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ドキュメントスキャナの市場動向

■データの「集中管理」から「分散管理」へのシフト傾向

 「ドキュメントスキャナ」は従来、保険業務や銀行業務をはじめとする企業・業務において、帳票などの紙文書をデータ化するための機器として使用されてきた。文書のデータ化の際には、特定の部門または企業が、各所から文書を回収して専業的、集中的にデータ化処理を行っていた。そのため、ドキュメントスキャナは高速である必要があり、必然的に機械やスペックは大型だった。また、特定用途向けにカスタマイズされて運用されるのが普通だった。
 ところが近年では、そのようなドキュメントスキャナによる「集中処理」が減少し、各企業の部門ごとにデータ化を行う「分散処理」へシフトする傾向にある。この背景には、企業のネットワーク環境が整い、また小型で低価格で汎用的な機能を持ち、特定業務においても容易にカスタマイズできるドキュメントスキャナが製品化されていることが挙げられる。
 さらに昨今では、より小型化されたドキュメントスキャナの普及が進んでいる。A4サイズ以下の一般的な書類のスキャンが可能であるそれらの小型スキャナは、「パーソナルドキュメントスキャナ」と呼ばれ、特定業務ではなく、日常業務における書類のデータ化に用いられることが多い。
  国内での販売台数は2006年から2008年にかけて右肩あがりで推移してきたが、2008年のリーマンショックともなう不況で2009年はやや販売台数を落とす予測となっている。しかし、2010年以降は再び活気を取り戻し、2013年には21万6000台の販売が見込まれている。(図1)

図1 全体市場規模(2009年見込み・2010-2013年予測/販売台数)
図1 全体市場規模(2009年見込み・2010-2013年予測/販売台数)
資料提供:インフォトレンズ
■市場背景に「法令」の影響は!?

 この右肩上がりの市場背景には、各種帳票の電子化を推進している「e-文書法」があり、ドキュメントスキャナの普及に貢献していると予想された。しかし実際のところ、同法令は、あくまで電子データ化による帳票類の保存を「認める」法令であり、電子データ化を「義務化」している法令ではない。
 後述するように、紙文書を減らす目的でドキュメントスキャナを導入している事例は多々あるが、e-文書法に沿ったデータ化・保存条件は非常に厳格であるため、それに従った電子化ではないことも少なくないのだ。つまり、同法令が必ずしもドキュメントスキャナの普及を後押しているものではなく、どちらかというと企業における純粋な文書の電子化を自社で推進しているケースが多いようだ。

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