失敗しない!グループウェア選び9つの心得

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失敗しない!グループウェア選び9つの心得

2009/11/09


 多くの企業で導入され活用されているグループウェア。機能や操作性については、すでに成熟した製品分野と言えるだろう。数あるグループウェアの中でも、1990年代後半から2005年頃までは、クライアント/サーバ型のグループウェアが大変な人気を博していたが、インターネット/イントラネットとの親和性の高いWeb型のグループウェア製品が登場し、現在ではWeb型が主流となっている。グループウェアを活用していくうえでは、ときにはリプレースという選択肢も検討しなくてはならない場合もある。ここでは、リプレースを検討している企業も視野に入れながら、製品選択のポイントを解説する。また、グループウェアの基礎知識について「IT製品解体新書」で紹介しているので、そちらも参考にしていただきたい。

グループウェア

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1

グループウェアの選び方

ポイント1

導入目的を明確にしよう

 グループウェアが提供する豊富な機能があるが、それらの機能を広く浅く利用するのか。それとも多くの機能の中で、使いたい機能、こだわりたい機能があるのか。自社は、どちらなのかを明確にしておくことがポイントとなる。

 グループウェア製品は、おおまかに「デパート型」、「専門店型」、「ディスカウント店型」の3タイプに分類できる。デパート型は、価格は高いが機能がなんでも揃っているため、製品を比較検討する時間がもったいない、検討するのが面倒という企業に適している。
 使いたい機能がいくつか決まっているのであれば、専門店型のグループウェアが適している。ほとんどの製品が試用できる期間を設けているから、実際に使ってみて比較検討することをおすすめする。
 しばしば比較表を用いて、○×をつけて検討する人もいるが、成熟したグループウェアにおいては、機能比較を行っても良い選択にはつながらないだろう。どの製品も機能対応表に○がつくように、ベンダ側も考えているからだ。単純に○の数だけで選ぶとミスチョイスしやすいだろう。使いたい機能があれば、その機能が一番すぐれている製品を選ぶべきだろう。
 コストをかけられない企業は、低価格(あるいは無料)のSaaSモデルのグループウェアが選択肢となる。わがままな使い方はできないが、最低限のことはできる。

表1 グループウェアの分類例
表1 グループウェアの分類例
参考:みずほ情報総研

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