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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

イチから学ぶ!ワークフロー徹底研究

2009/08/24


 厳しい経済状況が続く現在、社員が効果的な情報共有・活用を行いながら、適切かつスピーディに業務を遂行していくにはワークフローツールは欠かせないツールの1つだ。しかし、ワークフローツールは部門ごとにバラバラに導入されてきたため、ワークフローツールを追加する際の開発コストがかさむようになったり、他の業務システムとユーザ情報を二重管理していたりするケースが目立ち始めている。そこで今回は、ワークフローツールの基本をおさらいした後、1つのワークフローツールで社内のあらゆる業務や部署に対応できる製品の最新動向を紹介する。

ワークフロー

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ワークフローツールを解体しよう!

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ワークフローツールとは

 「ワークフロー」とは「ビジネスプロセス(企業目的を達成するためのあらゆる活動)の全体あるいはその一部を自動化すること」を指す。ワークフロー化することで、帳票や業務が、事前に決められたルールに従って、担当者から担当者へ引き継がれるようになる(図1参照)。ワークフローツールの操作は、申請(起票)から始まり、あらかじめ設定したプロセスに従って順番に承認画面が表示される。

図1 ワークフローとは 
図1 ワークフローとは 
ワークフロー画面として、起票用の画面、承認用の画面、処理済の画面などが用意されている。
(資料提供:NTTデータ イントラマート)

 また、「ワークフローツール」とは「ワークフローを定義、運用、管理するためのソフトウェア」のことだ。元々ワークフローツールは申請書の電子化(ペーパーレス化)を実現するために開発されたもので、おもに経費、稟議、勤怠の3つの分野での適用から導入が始まった。最近では部門単位での運用だけでなく、全社規模における、より複雑な分野(受発注管理や顧客管理、クレーム管理、プロジェクトの進捗管理など)でのワークフロー適用も始まっている。
 典型的なワークフローツールは図2に示すような仕組みになっていて、ワークフローエンジンサーバによって稟議書や申請書、企画書、旅費精算などの決裁を必要とする情報を回覧・承認していくことができるようになっている。また、ERPなどの基幹系システムやグループウェアなどとも連携して動く仕組みも提供されている。

図2 ワークフローツールとは?
図2 ワークフローツールとは?

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