周辺機器まで考える「Web会議」の選び方

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周辺機器まで考える「Web会議」の選び方

2009/08/03


 景気が低迷している今、Web会議システムへの関心は非常に高まっている。それに呼応するように、世間には様々なWeb会議システムが提供されている。提供されている基本機能はほぼ同様だが、ツールによって個性は異なる。自社の会議に合うシステムに出会うにはどういう視点で選んでいけばよいのかを探っていこう。また、IT製品解体新書の「Web会議」特集では、製品の基礎から最新事情までを紹介しているので、あわせて参考にしてほしい。

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Web会議システムの選び方

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最適な運用形態の選び方

 Web会議システムには運用形態として、大きく分けて自社構築型とASP/SaaS型がある(詳しくは解体新書を参照)。ここでは、自社に最適な運用形態はどちらなのかを考える際の着眼点を紹介しよう。

■システム導入後、どのように運用していくのか考えてみよう!

 自社に厳格なセキュリティポリシーを定めている企業は、Web会議サーバを社内に導入して運用する自社構築型の製品導入を検討したい。これには、多くのWeb会議システムに搭載されているファイル共有やアプリケーション共有などの各種共有機能が関係している。共有機能の設定は、気をつけなければ情報漏洩の温床となる可能性がある。ところが、共有機能が備わっているWeb会議システムのほとんどは、システムから共有機能を取り除くことができない。このとき自社構築型であれば、自社のセキュリティポリシーに即してWeb会議システムの動作範囲を細かく制限することができる。ただし、システム運用にかかる時間やコストはASP/SaaS型に比べて高い。

■イニシャルコストとの兼ね合いを考えてみよう!

 Web会議システムは導入メリットを数値で具体的に表わすことができる稀有なシステムである。しかし、自社構築型でコストメリットが出るのは、多数の利用者がいる場合が多い。スモールスタートで始めたいという場合は、イニシャルコストが低いASP/SaaS型が好適だ。

■利用目的を明確にしよう!

 Web会議システムの利用目的として「社内会議」を想定しているのであれば、社内構築型、ASP/SaaS型の、いずれのタイプを選んでも使い勝手に大差はない。しかし、社外や外部との会議に利用することが多いというのであれば、ASP/SaaS型を選択するのが得策だ。なぜなら、社外からアクセスする場合、ファイアウォールやプロキシサーバがうまく通過できず、遅延する可能性がある。一方、ASP/SaaS型の場合はもともとインターネット上のサービスであることから、社外や外部との接続が容易にできる。

 一般ユーザを対象にした「セミナー」や「ライブ」の配信インフラとしてWeb会議システムを活用したい場合は、実行環境に専用のアプリケーションが不要な製品を選択したい。ITリテラシーの低いユーザにとって、アプリケーションのインストールは敷居を高く感じる不安要素の1つになることもある。また、クライアント環境にアプリケーションを簡単にインストールできる仕組みとしてActiveXコントロールを採用しているシステムもあるが、利用者がシステムに入ろうとするとインストールに関する警告画面が現れたり、そもそもActiveXコントロールの利用を禁止していることが考えられる。そのため、ユーザにとって有益な情報であったとしても、思うように集客できない可能性がある。セキュリティへの意識が高まっている昨今、ユーザもセミナーを受けたいからといって、常時利用することのないソフトウェアを簡単にインストールしようとは思わないだろう。

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