この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

失敗できないアナタを応援します IT製品選び方ガイド

使われる「文書管理ツール」の選び方

2009/06/29


 企業で取り扱う情報には様々なものがあるが、これらを統合的に共有・管理できるツールが今の文書管理ツールだ。ただ、「IT製品解体新書」でもご紹介したとおり、グループウェアやポータル、ワークフローだけでなく、ブログのような各種コラボレーション機能が追加され、今では情報ポータルとしての使い勝手も含めた選択が求められている。SaaSなどサービスによる提供も始まりつつあり、その選択の幅は限りなく広い。そんな文書管理ツールを選ぶにはどんなポイントに注意すればいいのか、詳しく見ていきたい。

文書管理ツール

※「文書管理ツール/使われる「文書管理ツール」の選び方」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「文書管理ツール/使われる「文書管理ツール」の選び方」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)

文書管理ツールの基礎解説へ
文書管理ツールシェア情報へ


1

文書管理ツールの選び方

1-1

やりたいことが何であるのかを見極める

 かつては、保管スペースの削減や情報を有効活用するため、紙文書をスキャンして使いやすいように共有、管理することが目的だった文書管理ツール。今では様々な機能が付加されており、目的によって必要な機能を見極めることが重要となっている。例えば、文書に関する協働作業を行いたいのであれば共有機能や排他制御機能が装備されているか、掲示板に書かれたコンテクスト情報を管理したいのであれば、誰が記述したのかがわかるアクセス制御機能を確認する必要がある。また、証跡管理などがしたいのであれば、文書そのものの存在証明を行うタイムスタンプなどの機能との連携が大切だ。情報が探しにくいファイルサーバの代わりに導入するのであれば、必要に応じて意図的に検索結果を操作できるツールや、不要な文書を廃棄するための有効期限が属性情報として設定できるツールが望ましい。目的と機能をきちんと見極めて製品を確認したい。

表1 文書管理とは何をすることなのか
表1 文書管理とは何をすることなのか
資料提供:社団法人 ビジネス機械・情報システム産業協会

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには…
会員登録いただくと自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ

文書管理ツール/使われる「文書管理ツール」の選び方」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「文書管理ツール」関連情報をランダムに表示しています。

文書管理ツール」関連の製品

「情報管理」調査レポート:モバイル/クラウド導入の効果が出せない企業の特徴 【ハイランドソフトウェア】
CMS
「情報管理」調査レポート:モバイル/クラウド導入の効果が出せない企業の特徴

文書管理ツール」関連の特集


社員間の情報共有やナレッジの継承は、企業規模や成熟度によって課題が異なり、また予算や人員といった外部…



セキュリティ面やワークフロー機能等の充実により、リプレース需要での市場拡大が見込まれる文書管理ツール…



見積書、発注書、請求書などの経理伝票に始まり、企画書、報告書、製品カタログに至るまで…いつもオフィス…


「文書管理」関連の製品

intra-mart 文書管理ソリューション 【エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート】 MasterControl Documents 【マスターコントロール】 電子帳簿保存法の要件緩和が企業に与える影響は ポイント解説 【ハイパーギア】
文書管理 文書管理 文書管理
文書の保管はもちろん、文書のライフサイクルや業務フローにあわせたドキュメントマネジメントが可能。
電子帳簿保存法にも対応している。
適切なQMSに必要な業務の効率化を支援するソリューション。その中心となる文書管理向けソリューションは、様々な規制要件への対応と効率性を向上させる。 電子帳簿保存法の要件緩和は企業をどう変えるのか──重要ポイントを解説

「情報共有システム・コミュニケーションツール」関連 製品レポート一覧

このページの先頭へ

文書管理ツール/ 使われる「文書管理ツール」の選び方」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「文書管理ツール/ 使われる「文書管理ツール」の選び方」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ 印刷用ページへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


ページ: 1 | 2


30003020


IT・IT製品TOP > 情報共有システム・コミュニケーションツール > 文書管理 > 文書管理のIT特集 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ