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使われる「文書管理ツール」の選び方

2009/06/29


 企業で取り扱う情報には様々なものがあるが、これらを統合的に共有・管理できるツールが今の文書管理ツールだ。ただ、「IT製品解体新書」でもご紹介したとおり、グループウェアやポータル、ワークフローだけでなく、ブログのような各種コラボレーション機能が追加され、今では情報ポータルとしての使い勝手も含めた選択が求められている。SaaSなどサービスによる提供も始まりつつあり、その選択の幅は限りなく広い。そんな文書管理ツールを選ぶにはどんなポイントに注意すればいいのか、詳しく見ていきたい。

文書管理ツール

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文書管理ツールの選び方

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やりたいことが何であるのかを見極める

 かつては、保管スペースの削減や情報を有効活用するため、紙文書をスキャンして使いやすいように共有、管理することが目的だった文書管理ツール。今では様々な機能が付加されており、目的によって必要な機能を見極めることが重要となっている。例えば、文書に関する協働作業を行いたいのであれば共有機能や排他制御機能が装備されているか、掲示板に書かれたコンテクスト情報を管理したいのであれば、誰が記述したのかがわかるアクセス制御機能を確認する必要がある。また、証跡管理などがしたいのであれば、文書そのものの存在証明を行うタイムスタンプなどの機能との連携が大切だ。情報が探しにくいファイルサーバの代わりに導入するのであれば、必要に応じて意図的に検索結果を操作できるツールや、不要な文書を廃棄するための有効期限が属性情報として設定できるツールが望ましい。目的と機能をきちんと見極めて製品を確認したい。

表1 文書管理とは何をすることなのか
表1 文書管理とは何をすることなのか
資料提供:社団法人 ビジネス機械・情報システム産業協会

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