嘆く前に見て欲しい「文書管理ツール」の今

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

嘆く前に見て欲しい「文書管理ツール」の今

2009/06/29


 ビジネスに欠かせない様々な文書を登録・保管し、それを共有しながら効率よく業務に活かすことができる「文書管理ツール」。もともとは紙文書の効率的な管理を目指した文書管理ツールだが、現在では文書に関連したコンテクスト情報や画像など企業の中に散在している情報もあわせて管理できるECMなどの概念も登場しており、単なるファイルサーバとは違う情報管理のあり方が問われている。今回は、そんな文書管理ツールの基本機能についておさらいしつつ、活用頻度を高める豊富なUIなど便利機能にスポットを当てながら、その最新事情に触れていく。「IT製品選び方ガイド」での文書管理ツール選択のポイントも、参考にしていただきたい。

文書管理ツール

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文書管理ツールを解体しよう

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文書管理ツールとは何か?

 文書管理ツールとは、これまでバインダにファイリングすることで情報の保管・保存が行われていた紙文書を、デジタル文書に変換して保管し、簡単に参照・再利用できるようにする仕組みのことだ。この文書管理は「事業の発想を促進」「業務で発生した情報の伝達」「業務ノウハウを後世に残す」などの目的が中心ではあるが、最近では内部統制やコンプライアンスの観点から「確証・証跡の管理」という目的も加わり、新たに業務基盤として活用されている。
 文書を管理するためには、まずは文書そのもののライフサイクルから機能を考えていく必要がある。文書のライフサイクルには「生成」→「登録」→「保管」→「保存」→「廃棄」があり、この5つに紐づいた機能が本来は必要になってくる。

表1 文書管理システムの機能
表1 文書管理システムの機能
文書のライフサイクルは、生成から廃棄の5段階があり、それぞれ見読性や正当性、機密性を確保するための機能が必要になる。
資料提供:社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会

 ただ、文書の生成時に正当性を担保する仕組みはワープロ・表計算ソフトなどが担う部分になる。また、蓄積された文書を廃棄する仕組みなどが標準で備わっているものは意外と少ない。基本的には、文書を登録する部分から、保管するまでの仕組みが一般的な文書管理ツールといえるだろう。なお、登録時点で文書の属性情報に有効期限を設けておけば、廃棄の仕組みを新たに開発することは可能だ。

図1 文書管理ツールのシステム構成図
図1 文書管理ツールのシステム構成図
文書管理サーバに対して、クライアントアプリケーションやWebブラウザによって登録・参照・加工編集などを行う。サーバへのアクセスは文書管理サーバが持つ認証機能または外部認証サーバ(LDAPなど)を活用する。文書に対するアクションなどはメールによって関係者に通知できる。

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