「複合機」再考でベストな印刷環境を作る!

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「複合機」再考でベストな印刷環境を作る!

2009/06/22


 コピー/プリンタ/スキャナ/ファックスなどの機能を集約した「複合機」は、機器管理の一元化やランニングコストの縮小などの理由からほとんどの企業で導入が進み、日常業務になくてはならない存在となっている。しかし一方で、その豊富な機能を活用しきれていないというユーザ企業側の実情もあるようだ。
IT製品選び方ガイドでは、用途や規模など自社のニーズに合った製品を選択するためのポイントについて紹介し、複合機を導入した後もうまく活用し続けるためのヒントを提供していく。IT製品解体新書の複合機特集では、複合機の変遷や最新機能に基づく活用術などを紹介しているので、あわせて参考にしていただければ幸いだ。

複合機

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複合機選びのマスト検討項目

 既にオフィスの必須アイテムともいえる「複合機」だが、現在使っている製品のスペックは、業種・規模・用途にきちんとマッチしているだろうか。身近な存在だが、決して安い機器ではないだけに、導入後に後悔するといった事態は避けたい。ここからは、ベンダの取材で得た選定に欠かせない検討項目を、順に紹介していく。

Point1

ドキュメント環境の「最適配置」を考える

 複合機は様々な機能を提供する機器だが、導入を考える際には、「自分たちがどの機能を重要視するのか」を、まず確認しておく必要がある。そのためには業務内容を見直し、ニーズを厳密に把握しておくことが非常に重要だ。
 例えば同じオフィス内であっても、部門によりカラーでの印刷/スキャンが必須である部署と、モノクロのプリンタだけがあれば事足りる部署がある。また、極端な話、プリンタの利用機会は非常に多いが、コピー、スキャナ、ファックスはほぼ使わないに等しいというのであれば、複合機でなければならない理由はなくなってしまうことになる。
 より手軽なメールでのやり取りが増えたことに加え、コスト削減やエコ対策として紙への出力を極力避ける風潮が広がってきたこともあり、最近ではファックス機能をあまり利用しない企業も増えている。逆に、不特定多数の取引先を抱える企業などでは、相手先の習慣や環境を考慮すれば、ファックス機能を切り捨てるのは難しいケースもある。
 このような場合には、PCからファックスの送受信が可能な「PCファックス機能」や、複合機上の操作パネルからファックス画像を確認して出力するかを選択できる機能を備えた製品が望ましい。PCファックス機能では、モニタ上の書類/画像を印刷と同様の操作でファックス送信したり、受信したファックス画像をメールに添付してPCへ配信したりといったことが可能となる。また、極端にファックスの利用率が高いオフィスでは、プリンタ/コピーとの兼ね合いも考えて高速な出力速度を備えた複合機を選ぶよりも、PCファックス機能を備えた低価格な複合機などを購入し、ファックス専用機としてしまった方が導入コストを抑えられる場合もある。

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