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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

悩ましきムダ紙から脱却!電子帳票

2009/06/15


 企業では、請求書、明細票、申込書、申請書など、数多くの帳票類が業務で使用されている。これらの帳票を電子化して業務の効率化を推進していくには、利便性に優れた電子帳票システムの構築が不可欠である。しかし、電子帳票システムの導入・運用コストや、帳票を電子化するときの手間を懸念してシステムの導入を控えている企業も少なくない。そこで、今回の特集では、電子帳票システム基本機能を改めて整理するとともに、どこまで使い勝手が向上してきたのか、その最新事情を詳しく解説していく。また、IT製品選び方ガイドでは電子帳票システムの選定ポイントについて詳しく解説しているので、そちらも是非参考にしていただきたい。

電子帳票

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電子帳票を解体しよう!

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電子帳票とは

 帳票とは、発注書や請求書などの伝票類や申請書などの総称であり、業務を円滑に進めるために必要不可欠な存在である。帳票は基本的に日常の定常業務から出力され、企業内では“図1”に示すように、本社を中心に、支社・営業所、資材部門、製造部門、出荷センター、取引先などの間で行われる業務プロセスや、製造・販売管理、会計、人事などのシステムで、多種多様な帳票が使われている。
 これらの帳票類は「定型帳票」と「非定型帳票」に大別することができる。定型帳票はあらかじめ出力要件の定まった書式の帳票のこと。一方、非定型帳票は任意に出力データを設定する帳票のことで、営業、購買、業務管理などで、意思決定のために必要とされる報告書や集計表などが非定型帳票に相当する。

図1 企業における帳票の流れ
図1 企業における帳票の流れ
企業で必要とされる帳票の数と種類は非常に多く、業種・業態を問わずほとんどの企業において100種類を超える帳票が流通している。大手企業に至っては必要とされる帳票数は一般に数百から数千にのぼると言われている。
資料提供:ウイングアーク テクノロジーズ

 このように、企業では帳票が業務プロセスの中核に位置づけられていることから、帳票の電子化は企業が取り組まなければならない重要なテーマになっている。
 そして、帳票の電子化を実現するためのITツールが電子帳票システムというわけだ(図2)。電子帳票システムを導入することで、各クライアントが適切な帳票を端末上で参照したり、ネットワーク経由で帳票を必要な部門に伝達・配布したりできるようになる。

図2 電子帳票システムのシステム構成例
図2 電子帳票システムのシステム構成例
資料提供:JFEシステムズ

 ここで、電子帳票システムを語る上で1つ注意しなければならない点がある。それは電子帳票システムという言葉の厳密な定義が存在しないことから、ベンダ各社によって電子帳票システムが指し示すツールの内容が異なるという点だ。帳票の電子化に関連するITツールを概観してみると、「帳票設計・出力」に役立つツール、「帳票運用・保存」に役立つツール、両者の機能を併せ持つツールやオプションで提供されているツールなどが市場で混在しており、これらのツールは統合運用管理ツールや文書管理ツールとも連携できるようになってきている。従って、電子帳票システムが指し示す範囲を厳密に規定することはできない。しかし主要ベンダでは、帳票を2次利用するための「帳票運用・保存」に役立つツールを電子帳票システムと位置付けているケースが多いことから、本稿でもこれに倣って説明を進めていく。

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