導入ステップで紐解く"グループウェア"選択

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導入ステップで紐解く"グループウェア"選択

2009/04/06


 グループウェアは製品登場からかなりの時間が経ち、企業規模を問わず導入済みの企業も多い。事例の蓄積やWebを通じた製品情報の公開により、ユーザ側での理解も深まっており、各製品間の差も少なくなってきている。そこで本稿では、中堅・中小企業向けグループウェアの導入ステップに合わせて、ユーザが考慮しておくべきポイントや注意点を中心に詳しく紹介していく。
またIT製品解体新書「中堅・中小企業向けグループウェア特集」では、機能・サービスなどの基本情報に加え、"クラウド・コンピューティング"型グループウェアの技術動向や今後の展望などの最新動向も紹介しているので、こちらもあわせて参考にしてほしい。

グループウェア

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グループウェアに求める要件を洗い出す

Point1

”グループウェアで何をするのか?”まずは求める機能の確認を!

 グループウェアを選ぶ上でまず重要となるのは、"グループウェアでなにをするか"という目的を明確にする点にある。各メンバーが利用できるメールやスケジューラなどの基本的な機能だけがあればよいのか、あるいはさらに踏み込んで情報共有基盤やコミュニケーションツールとして利用したいのかという点でも、導入するべき製品レンジは変わってくる。また、ERPや文書管理、SFA、EIPといった他の業務システムとの連携が求められる場合には、カスタマイズ性に優れた製品を選ぶ必要がある。
 一方で多機能であることにこだわってしまうと、失敗する原因にもなる。導入したグループウェアがあまり利用しない機能に特化した製品であったり、ユーザにとって不要な機能が多すぎる製品であったりする場合には、現場のエンドユーザから敬遠されることもあるので注意が必要だ。
 このため、例えばWeb会議やワークフローなど、本当に必要な機能が標準機能として提供されているか、あるいはオプションで対応可能かといった部分は、製品選びに入る前段階で具体的に把握しておかなければならない。さらに、外出先PCからのアクセスや、モバイル機器の対応が可能かといった点もポイントとなるだろう。
 また、既にグループウェアを利用しており、リプレイスを考えているユーザも多いのではないだろうか。この場合には、現状でよく使われている機能は何か、利用されていない機能は何か、リプレイスに際して新たに求める機能は何かといった要素を現場にヒアリングすることで、求める機能を容易に洗い出すことができるだろう。

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