導入目的別「ワークフローツール」選定術

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導入目的別「ワークフローツール」選定術

2008/11/04


 「業務の効率化」と「内部統制の強化」、大きく2つの目的で導入が進んでいるワークフローツール。この両方の実現を目指す場合も考えられるが、それぞれのケースで求められる機能も異なってくるため、製品選定の際には“欲しい機能が確実に提供される”製品を選び出すことが望ましい。今回の特集では、各々のシチュエーションごとに製品を選ぶためのポイントを、実際の製品に搭載されている機能を挙げながら紹介していく。ワークフローツールの基本機能や、内部統制との関係については「IT製品解体新書」で紹介しているので、こちらもご参照いただきたい。

ワークフローツール

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ワークフローツールの選び方

 ワークフローツールの導入目的は、「業務の効率化」と「内部統制の強化」の2つに大きく分けることができる。2つの目的別に最適な製品を選ぶためのポイントを紹介する。

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業務の効率化を目指すケース

■Point1:業務別パッケージから選定する

 ワークフローツールの中には、「勤怠管理」や「会計」など、分野に特化した製品パッケージを提供しているものがある。これは、ベンダ側でのシステム構築ノウハウを盛り込み、各業務に適した機能と帳票フォーム、特定の外部アプリケーションとの連携機能などをパッケージングした製品だ。一部の業務を効率化したいという場合には、このようなパッケージ製品を選択することで、稼働までの期間や、コストを抑えて導入することができる。また、複数のパッケージを揃えているベンダであれば、ワークフローの適用範囲を広げる場合にも、サーバの追加や運用方法の違いといった障害が少なくなるだろう。

■Point2:ワークフロー定義の柔軟性

 業務プロセスは企業ごとに異なるため、ワークフローの定義には柔軟な承認ルートとルールを設定できる機能が必要とされる。このため、同様の交通費申請書でも「定額の交通費は課長の承認で経理部に回されるが、3万円以上の出張費などは部長の承認が必要」といった、非常に細かなルールによる条件分岐を可能とした製品が多数販売されている。また、日本特有の業務習慣に配慮するベンダも多く、フロー上では後にいる承認者から先に承認を取り付けておく“根回し機能”などの特徴的な機能も、実際に提供されている。

図1 承認ルートの分岐条件例
図1 承認ルートの分岐条件例
資料提供:富士電機システムズ

 なお、導入/運用前に行なうべき業務フローの洗い出しは、業務改革や業務ノウハウの共有につながる重要な工程であり、業務部門とシステム開発担当者/運用担当者がコミュニケーションを取りながら、適用範囲と目的を明確にした上で実施する必要がある。運用の開始までには、3ヵ月〜6ヵ月程度の期間を想定しておくほうが良いだろう。

■Point3:フォームデザイン
図2 経費精算用サンプルフォーム例
図2 経費精算用サンプルフォーム例
資料提供:エイトレッド

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 ワークフローツールの中で、最も多くのユーザが触れることになるのが、実際の業務で利用される帳票フォームだ。紙帳票と同様のイメージで利用できるよう、多くの製品で工夫が凝らされている。既存の申請書は背景画像やWebフォームに変換され、ファイル添付や入力数値の演算、電子印鑑などのオブジェクトを簡易なマウス操作で配置することができる。また、これらの手間を極力抑えたい、従来からの申請書をそのまま使いたいといったニーズに対応するものとして、Excelなどで作成された帳票をそのまま取り込み、ワークフローツール上で運用する際にExcelファイルのままで承認印などを追加できる製品もある。
 今までは使っていなかった帳票を新規に、または追加して導入する場合には、オブジェクトの関連付けまでが既に行なわれたサンプルフォームを利用することもできる。数百種類のサンプルフォームが用意された製品も販売されており、簡易なカスタマイズで迅速に運用開始が可能となっている。

■Point4:業務の進行を支援する機能

 申請書がワークフローツールの中で流れていても、実際に処理されなければ意味はない。そこでワークフローツールは、申請書がフローに乗って流れてきた際に、承認や閲覧が求められている人物に対してメールやアラートを発信する。申請から数日が経ったが、ある承認者の段階でフローが滞っている場合などには、同様の権限を持った人物に対して代理承認を求める場合もある。フロー上ではまだ前段階の承認者にある申請書を、承認/閲覧予定としてスケジュール表示できる製品も市販されている。これらの機能は、申請者によりある程度自由な設定が可能であれば、ツールの柔軟性が増し、業務に適用できる範囲も大きくなるだろう。

図3 代理申請の設定
図3 代理申請の設定
資料提供:OSK

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 基幹システムともなりうるワークフローツールを導入する際には、数年先のことも考えておいたほうが良い。例えば人事異動が行なわれた際に、その時点ですべての業務が完了しているとは限らない。人事情報の更新と同時に、ワークフロー上で動いていた申請書が、引継ぎの完了していない人のところへ回ってしまうケースも考えられる。こうした事態に対応するため、業務プロセスをバージョンで管理できる製品もある。組織が変わった時でも、申請書ごとに以前の業務プロセスにのせて処理することが可能となっている。

■Point5:データ連携

 ワークフローの外部システムとの連携機能は、ユーザからの様々な要望を反映しながら進歩しており、業務アプリケーションを統合するフロントエンドのインターフェースとしての機能を備えつつある。決裁された申請書はCSV/XML形式のデータとしてDBへ出力されるだけに留まらず、ワークフローツールがアプリケーションを直接呼び出し、処理までを自動化することも可能となっている。また、ワークフローツールで人事情報のマスタデータを読み込み、人事異動のスケジュールに沿ってワークフローの変更までを行なう機能を備えた製品も販売されている。ワークフローツールを基幹系システムとして考え、ERPなどのリプレースにともなって導入を検討するユーザも、これからは少なからず出てくるのではないだろうか。
 開発能力を持ったユーザ向けには、ワークフローの運用を行なうエンジン部分のみを切り出し、APIやWebサービスとして販売するベンダも登場している。

図4 業務アプリケーションをつなぐ帳票
図4 業務アプリケーションをつなぐ帳票
資料提供:キヤノンソフトウェア

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