導入目的別「ワークフローツール」選定術

　ワークフローツールの導入目的は、「業務の効率化」と「内部統制の強化」の2つに大きく分けることができる。2つの目的別に最適な製品を選ぶためのポイントを紹介する。

　ワークフローツールの中には、「勤怠管理」や「会計」など、分野に特化した製品パッケージを提供しているものがある。これは、ベンダ側でのシステム構築ノウハウを盛り込み、各業務に適した機能と帳票フォーム、特定の外部アプリケーションとの連携機能などをパッケージングした製品だ。一部の業務を効率化したいという場合には、このようなパッケージ製品を選択することで、稼働までの期間や、コストを抑えて導入することができる。また、複数のパッケージを揃えているベンダであれば、ワークフローの適用範囲を広げる場合にも、サーバの追加や運用方法の違いといった障害が少なくなるだろう。

　業務プロセスは企業ごとに異なるため、ワークフローの定義には柔軟な承認ルートとルールを設定できる機能が必要とされる。このため、同様の交通費申請書でも「定額の交通費は課長の承認で経理部に回されるが、3万円以上の出張費などは部長の承認が必要」といった、非常に細かなルールによる条件分岐を可能とした製品が多数販売されている。また、日本特有の業務習慣に配慮するベンダも多く、フロー上では後にいる承認者から先に承認を取り付けておく“根回し機能”などの特徴的な機能も、実際に提供されている。

　なお、導入/運用前に行なうべき業務フローの洗い出しは、業務改革や業務ノウハウの共有につながる重要な工程であり、業務部門とシステム開発担当者/運用担当者がコミュニケーションを取りながら、適用範囲と目的を明確にした上で実施する必要がある。運用の開始までには、3ヵ月〜6ヵ月程度の期間を想定しておくほうが良いだろう。

　基幹システムともなりうるワークフローツールを導入する際には、数年先のことも考えておいたほうが良い。例えば人事異動が行なわれた際に、その時点ですべての業務が完了しているとは限らない。人事情報の更新と同時に、ワークフロー上で動いていた申請書が、引継ぎの完了していない人のところへ回ってしまうケースも考えられる。こうした事態に対応するため、業務プロセスをバージョンで管理できる製品もある。組織が変わった時でも、申請書ごとに以前の業務プロセスにのせて処理することが可能となっている。

　ワークフローの外部システムとの連携機能は、ユーザからの様々な要望を反映しながら進歩しており、業務アプリケーションを統合するフロントエンドのインターフェースとしての機能を備えつつある。決裁された申請書はCSV/XML形式のデータとしてDBへ出力されるだけに留まらず、ワークフローツールがアプリケーションを直接呼び出し、処理までを自動化することも可能となっている。また、ワークフローツールで人事情報のマスタデータを読み込み、人事異動のスケジュールに沿ってワークフローの変更までを行なう機能を備えた製品も販売されている。ワークフローツールを基幹系システムとして考え、ERPなどのリプレースにともなって導入を検討するユーザも、これからは少なからず出てくるのではないだろうか。
　開発能力を持ったユーザ向けには、ワークフローの運用を行なうエンジン部分のみを切り出し、APIやWebサービスとして販売するベンダも登場している。

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