業務を見える化!「ワークフローツール」

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

業務を見える化!「ワークフローツール」

2008/11/04


 ワークフローツールは従来、ペーパーレス化や決裁の迅速化といったニーズを中心に、人員が多く組織体系や承認手続きが複雑になりがちな大企業で浸透してきた。しかし近年、コンプライアンス強化のための手段としても注目されるようになり、その機能や市場が大きく変化している。今回の特集では、内部統制を実現するツールとしてのワークフローに焦点をあて、最新の動向を紹介する。また、「IT製品選び方ガイド」では、製品選定の際に留意しておくべきポイントについて解説しているので、そちらもご参照いただきたい。

ワークフローツール

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ワークフローツールを解体しよう!

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ワークフローツールとは

 ワークフローツールとは、経費申請/承認や受発注手続き、稟議書の回覧といった組織内の業務プロセスを、ITシステムにより規定、自動化するためのソフトウェアを指す。業務プロセス上でやり取りされるドキュメントやデータはワークフローツールによりネットワーク上で共有/配信されるため、今まで印刷されていた申請書などの紙コスト削減や、事務手続きの迅速化、手入力によるミスの低減といった効果を期待することができる。

図1 ワークフローシステムの構成例
図1 ワークフローシステムの構成例

 図1は、ワークフローの中でも一般的な申請時のフロー例と、関連するシステムの簡略図を示したものだ。申請者は、経費精算や稟議書などをワークフローツール上のフォームに従って入力/登録する。その後、ワークフローツールがあらかじめ定義されたルートに従って上司や経理担当など承認者となる人物に対してデータを配信し、ドキュメントの閲覧や承認、追加情報の入力はネットワーク上で行なわれる。また、決裁された受発注処理/会計処理などのデータを、ERPや会計アプリケーションと連携させる仕組みも、様々な製品で提供されている。

■グループウェア/文書管理ツールとの違い

 業務プロセスのシステム化という発想は比較的歴史が古く、ワークフロー機能自体は様々なグループウェア/文書管理ツールなどにも搭載されている。これら付加機能としてのワークフローも高機能化は進んでおり、次項で紹介するような基本的な機能に限っては大きな差はなくなっているようだ。しかし、グループウェアなどはあくまでも情報の伝達や共有を主な目的としており、シンプルな業務プロセスでワークフローを回すような運用の際にはコストパフォーマンスを発揮するが、運用ルールの頻繁な変更や大量の申請/承認処理を行なうフロー、複雑な業務プロセスには対応しきれない場合もある。
 一方、ワークフローを専門とするツールでは、導入後でも活用範囲の拡大に対応できるよう、他アプリケーションとのより深い、または柔軟な連携を目指す傾向が出てきている。これは、ワークフローツールの立ち位置が、各業務の間をつなぐ“フロントエンドのインターフェース”へと、変化してきたことを示している。

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