黒船襲来で脱赤字?プロジェクト管理ツール

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

黒船襲来で脱赤字?プロジェクト管理ツール

2008/10/20


 プロジェクトが生む製品等の「品質(Quality)」「コスト(Cost)」「納期(Delivery)」(QCD)を計画し、計画通りにプロジェクトを推進していけるようにする道具がプロジェクト管理ツールだ。プロジェクトの失敗は赤字に結びつくと同時に現場でのモチベーション低下や技術者の離職を招く要因になることもあり、確実に組織体力を奪ってしまう。経験豊富なプロジェクトマネージャは必須だが、個人の能力に頼るだけではプロジェクトの成功はおぼつかない。さらに会計手法に工事進行基準への対応が義務づけられることにより、コストを意識した不断のプロジェクト管理がますます重要になってくる。そこで今回はプロジェクト管理ツールの基本機能とともに、工事進行基準への対応を考慮した機能にも着目し、概要を紹介する。

プロジェクト管理ツール

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プロジェクト管理ツールを解体しよう!

 「プロジェクト」は複数の人員や組織が参加し、共通の目標である最終成果物を作り上げるために力を合わせて邁進する、いわば一種の共同体による仕事だ。その構成要員や組織はプロジェクトの進展に応じて増減し、かつ入れ替わる。その中でプロジェクトを確実に前進させる役割を負うのがプロジェクトマネージャ(以下、PM)だ。複数のプロジェクトや大規模なプロジェクトの統括管理を行うときには、PMを複数集めてプロジェクト推進専門のチームを編成することもあり、これをPMO(Project Management Office)と呼ぶ。
 PMやPMOの仕事を助けるための道具がプロジェクト管理ツールだ。また同時に、プロジェクト参加者相互の情報共有、課題/問題管理、コミュニケーション、スケジュール把握や進捗把握のために日常的に利用されるものでもある。

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プロジェクト管理ツールの基本的な仕組み

 プロジェクト管理ツールはPC単独で利用するデスクトップ製品やサーバにインストールしてクライアントサーバ型で多数のプロジェクトメンバーが共同利用する製品、さらにWebシステムとして遠隔地のメンバーでも簡単にWebブラウザで利用できる製品の、3つの製品タイプに分かれる。また、主に情報共有を目的として業種に特化したネットワークサービス(ASP)も利用できる。ここではパッケージ製品としてのプロジェクト管理ツールについて紹介していく。
 これらのどのタイプのツールでも、基本的な仕組みは似通っている。その仕組みを簡単に図示したのが図1だ。

図1 プロジェクト管理ツールの基本的な仕組み
図1 プロジェクト管理ツールの基本的な仕組み
資料提供:サイオステクノロジー

 プロジェクト管理の始まりは、PMによるプロジェクト設計だ。ここではプロジェクトの目的を達成するためのすべての仕事がタスクとして登録される(1)。このときスケジュールも登録され、プロジェクトの完成期日に向けてタスクの開始と終了予定日が登録されることになる。
 次にPMはプロジェクトチームを編成する。チームの要員は登録されたプロジェクトの各タスクに紐づけられ(アサイン)、タスクに必要な人/月や担当者の詳細情報、単価なども登録される(2)。
 プロジェクトがスタートすると、メンバーは自分の担当タスクの進捗状況を、決められた頻度でツールに入力していく。それがツールの進捗管理表に反映され、全体の進捗状況(予定と実績の状況)が視覚的に把握可能になる(3)。
 プロジェクトの実行過程で、タスクの進捗の状況以外に、コストと収益に関わる分析も行われる(4)。この部分はツールによって大きく異なり、従来からのツールやフリーウェアのツールなどにはこの機能がない場合が多い。
 PMはタスクの進捗状況と、進捗に応じたコスト、コストに関連する収益の分析情報とを手にし、問題があればさまざまな手を打って解決を図り、スムーズな進捗を促す。そのためにはメンバーとの情報共有やコミュニケーション機能、課題管理機能などを利用する(5)。
 シンプルな機能に見えるが、特にプロジェクト設計や進捗管理、コスト管理の部分では、表計算ソフトやチャート作成ツールなどでは無理な複雑な処理が行われている。

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