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会社の課題を解決する処方箋。 課題スッキリ!IT処方箋

「情報共有」本当の弱点はどこか?

2008/12/10


 タイムリーな情報の把握は迅速な判断と的確な業務修正・改善に結びつき、また蓄積されたノウハウやナレッジは、活用されて初めてさらなる業務効率化や創造的な新発想、新規事業展開をもたらす糧となる。しかし実際には、まだ試行錯誤しているというケースが多いのではないか。そこで今回は、3つの視点からITツールを用いた情報共有の方策を紹介する。

情報共有

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いま共有すべき情報は何か、「弱点」を探れ

  企業内における日々の業務の流れの中で発生する多くの情報は、その性質から大きく2つに分けられる。第1に個人スケジュール情報や会議室・施設予約情報のように再利用されない「通知や連絡的(フロー系)な情報」、第2に技術資料や報告書、議事録、提案書などのようにノウハウの宝庫ともいえる再利用価値の高い「ナレッジとなる文書等(ストック系)の情報」だ。
  情報共有を考えるとき、これらの性質の異なる情報を、多機能な汎用ツールで一律に管理しようとするとうまくいかないことが多い。会社の現状の情報共有環境を分析し、どこが弱点かを把握した上で、本当に必要なツールを見極める必要がある。 考え方の道筋として、ナレッジの活用のための準備プロセスを考えてみることが有効だ。そのプロセスとは、図1に示す「増やす」「貯める」「届ける」の3段階だ。これらのプロセスを経ないと、知識の活用や内面化といった「活かす」レベルに達しない。

図1 ナレッジ活用の準備プロセス

図1 ナレッジ活用の準備プロセス
 
(資料提供:みずほ情報総研)

  このプロセスの6つの要素について、それぞれどれだけ整備されているかをチャート化してみると、自社の弱点が見えてくるはずだ。

図2 情報共有状態の評価チャート

図2 情報共有状態の評価チャート
(資料提供:みずほ情報総研)

  図2の上段は情報が蓄積されるばかりで活用が進まない組織、中段は情報活用を積極的に推進しようとしているものの肝心の情報が蓄積されず、増やす仕組みも作られていない組織、下段は情報が蓄積されてユーザに届けられてはいるが十分に活用できていない組織の典型パターンだ。自社がどのパターンに近いか、ぜひ検討してみよう。 それでは、積極的に情報活用していくための処方箋をみていく。


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業務効率の向上を目指した情報共有

 前述の「フロー系情報」がスムーズに共有されれば、図1の「増やす」「届ける」の要素を強化することになり、業務の効率のアップや生産性の向上が期待できる。まずはここから見ていこう。

フロー系情報の共有に役立つツールとは

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