提供ベンダに差アリ!「文書管理ツール」

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提供ベンダに差アリ!「文書管理ツール」

2008/09/29


 文書管理には、複合機のオプションレベルで提供されるツールや、エンタープライズレベルのコンテンツ管理の一部を構成するツール、手軽にネットワークサービスとして利用可能なツールなど、様々なレベル/価格帯の製品やサービスがある。それらがどのような特長をもち、どのような適性があるのかをここで考えてみよう。業務効率化を優先する場合と文書運用の統制を中心に考える場合とで評価のポイントは違ってくる。基本機能や最新動向を紹介する「IT製品解体新書」と合わせ、ツールやサービスの導入検討に役立てていただければ幸いだ。

文書管理ツール

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文書管理ツールの選び方

 文書管理ツールの基本は「IT製品解体新書」で紹介しているとおり、文書に紐づけた属性の管理による迅速な検索と効率的な再利用、そしてバージョン管理、セキュリティ、アクセス制御、さらに文書配信やワークフロー機能とまとめられるだろう。これらの機能が備えられているか、または標準ではなくとも拡張により対応可能になっていることが、現在の文書管理ツール選択の最初のポイントだ。
 これらの機能を前提として、製品選びのポイントを次の6項目で考えてみよう。

文書管理ツール選定ポイント インデックス

ポイント1:

複合機のオプションツールを選ぶか、独立したソフトを選ぶか

ポイント2:

ASP/SaaSの利用はどこまで可能か

ポイント3:

Webタイプがよいか、クライアント・サーバタイプがよいか、リッチクライアントは?

ポイント4:

「使ってもらえる」システムにするための工夫がどれだけあるか

ポイント5:

内部統制対応機能とは何か、どう使えばよいか

ポイント6:

ワークフロー機能にも注目しよう

ポイント1

複合機のオプションツールを選ぶか、独立したソフトを選ぶか

 いくらペーパーレス化を進めていても、文書を取り扱うときに避けて通れないのが紙文書の入力と出力だ。その両方が可能な機器としてプリンタやイメージスキャナが一体となった複合機がある。もともと複合機を活用するために文書管理ツールが使われはじめたこともあり、現在も複合機ベンダが提供しているツールが最も広く利用されているようだ。そうした文書管理ツールは、特に入出力部分において複合機の機能と密接に連携して設計されている部分が多く、特定ベンダの複合機だけを使用している環境では機能がフルに活用できるものの、複数ベンダの複合機やスキャナが混在する環境では、文書管理ツールが持ち合わせる特長が生かせないケースがある。

■同一ベンダの複合機とツールなら便利な機能がフル活用可能

 複数のベンダによる入出力機器が混在する環境でも、少なくとも文書管理ツールと同じベンダの複合機が設置されたセクションでは合理的な入出力と文書管理の連携が図れるため、複合機ベンダのツールを利用する価値は高い。特に紙文書をデジタル化して登録する際の利便性はほかに替えがたいものがあるだろう(詳細はIT製品解体新書を参照)。また、グループウェアとの連携やERPツールとの連携を作り込んだソリューションも提供されており、比較的安価に短期間で文書管理システムが構築できる強みがある。ただし、入出力機器や連携先のツールが限定されるので注意が必要だ。

図1 複合機、文書管理ツール、ERPパッケージとの連携ソリューション例
図1 複合機、文書管理ツール、ERPパッケージとの連携ソリューション例
資料提供:大塚商会
■独立したツールは汎用性が高く、全社レベルでの文書管理システム構築に適する

 複合機ベンダ製ではない文書管理ツールの場合は特別に依拠するハードウェアはなく、幅広い文書や帳票を管理できる汎用性とスケーラビリティを備えているのが1つの特長だ。 SOHOや中小規模の事業所、部署単位で活用されるように機能を絞って低廉に文書管理を行うために設計されたツールや、エンタープライズ向けの製品として、コンテンツマネジメントシステムの構成要素としての活用が意図されていたり、内部統制やコンプライアンス確保に役立つ機能を十分に搭載していたり、ISO文書管理に特化した管理機能が備えられていたりと、際だった特長をもつ製品が多いようだ。
 電子帳票システムとの連携やERPやCRMツールなど、基幹系システムとの連携機能をもつ製品も多く、コストはかかるものの、全社的な文書に関する統制、制御を加えながら業務効率を上げる目的に適する製品が多いと言えるだろう。エンタープライズ向けの文書管理ツールは、部門やアプリケーションに応じて縦割りになって分散している文書を、1つの保管場所にまとめあげて一元管理、共通利用(利用制御を含めて)できるように意図されているのが大きな特長だ。

図2 エンタープライズ向け文書管理ツールが提供する「統合リポジトリ」
図2 エンタープライズ向け文書管理ツールが提供する「統合リポジトリ」
資料提供:オープンテキスト

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