知恵やノウハウの宝庫!「文書管理ツール」

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

知恵やノウハウの宝庫!「文書管理ツール」

2008/09/29


 内部統制やコンプライアンス向上が経営課題となった今日、様々な管理強化が行われる中で、最も頻繁に作成・編集され、社内外を問わずやり取りされるいわゆるオフィス文書の管理・統制は、実は見逃されがちな部分だ。先輩や仲間たちが日々作り出してきたオフィス文書は知恵やノウハウの宝庫。上手に管理し活用すれば業務の質も効率も向上する反面、管理の仕方を間違えると効率を落とすばかりか情報漏洩や改ざんに見舞われないとも限らない。そこで改めて注目されているのが文書管理ツールだ。業務効率を上げながらセキュリティや情報漏洩防止が図れ、ひいてはIT統制の一助ともなるのが、現在の文書管理ツール。今回は、かつてとは異なる側面から再評価されようとしている文書管理ツールの基本構成や機能を「解体」しながら、最新の機能や使い方、安全な文書保管と活用の仕方を紹介していく。

文書管理ツール

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文書管理ツールを解体する!

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現在の文書管理ツールの役割

 文書管理ツールとは、紙文書のデジタル化を行い、通常のデジタル文書とともに保管して容易に検索、再利用ができる仕組みのことを指していた。しかし、デジタル文書のほうが相対的にはるかに多く発生している今日では、紙文書のデジタル化はもはや文書管理ツールの機能の1つにすぎない。また、文書量が激増し続ける現在のオフィス環境において、単に「電子化されたキャビネット」に文書を収納するだけでは、文書の氾濫状態に秩序を与えることが難しい。
 そこで、現在の文書管理ツールにはおよそ次のような役割が求められている。

求められる役割
求められる役割

 現在、文書管理ツールの多くが、このような役割を果たすべく機能・性能・操作性に磨きをかけている。

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