本当に使える「グループウェア」の選び方

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本当に使える「グループウェア」の選び方

2008/09/08


 グループウェアが登場して10年以上が経過し、多くの企業が既に導入済みだろう。しかしIT製品は一度導入すれば一生使えるものではなく、グループウェアも従業員数の増加や業務の見直し、製品のバージョンアップなどにともなって、当然リプレースを検討されるべきものである。本稿では、いかなる観点でグループウェア製品を選べば良いのか、バージョンアップやリプレースの際に気を付けるべき点は何かについて、9の視点で解説したい。なお、グループウェアの製品の仕組みや最新事情についてはIT製品解体新書を一読していただけると幸いである。

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1

グループウェアの選び方、9つのポイント

要件1

導入の目的を明確にしておく

 メール、スケジュール管理、掲示板などの基本機能のほか、製品によってはCRMやERPとの連携など様々な機能を提供するグループウェア。導入の際は、まずは利用目的を明らかにすることが第一歩となる。情報共有基盤を構築したいのか、コミュニケーションツールとして利用したいのか、スケジュールを共有したいのか、稟議の申請や決裁のワークフローを作りたいのかなど、グループウェアを導入することで何を実現したいのかを明確にすること。例えば、グループウェアを全社員のポータルとして活用したいのであれば、基幹システムやほかのアプリケーションとの連携に長けたツールを選ぶことが得策だろう。あれもこれもではなく、やりたいことの優先順位を付け、より高い優先項目が実現できるツールを選択していくことが大切だ。

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