"複合機"モッタイナイ度チェックで業務改革

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"複合機"モッタイナイ度チェックで業務改革

2008/06/30


 業務効率化やコスト削減を目的として複合機の導入が進んでいる一方、その機能を活用しきれていないという実情もある。自社の課題に対応する最適な複合機を導入するには、まず社内環境の調査・分析からスタートするのが望ましい。現在の出力状況・運用コストはどうなっているかを可視化させた上で、機器の適正配置やシステム構成、既存プリンタとの連携などを検討していく必要がある。
 では表出された自社の課題に対応する製品をどのように選べばよいのか、5つのポイントに絞り、手順を追いながら解説していく。また、IT製品解体新書では、製品の基礎知識から最新事情までを詳しく紹介しているので、そちらもあわせて参考にしてほしい。

複合機

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1

効率的な複合機選びのポイント

■製品選択の5つの視点

  IT製品解体新書で説明した通り、複合機には様々な導入メリットがあるが、単体製品と比べた場合にはいくつかのネックとなり得る部分も指摘されている。例えば、複合機が故障したり、定期点検・修理中のときはすべての機能が使えなくなってしまう。また、使用頻度が高い場合、待ち時間が長くなる可能性が出てくる。更に、必要なスペックを満足させようとした場合、必ずしもすべての機能に対して最適なスペックを選択できるとは限らず、オーバースペックになる機能については割高になる。このほか、各機能の製品寿命が一致しない場合、機種入れ替えのタイミングが難しくなる。
  従って、複合機か単体製品かといった二者択一ではなく、適材適所で両者を組み合わせて導入することが好ましい選択といえる。例えば、プリンタ需要が極端に多い部門では、複合機のプリンタ機能に集中処理させるのではなく、単体の高速プリンタと組み合わせて分散印刷させることで、複合機の機能バランスを取ることができる。こうしたことも配慮しながら、次の5つの視点で検討を重ねていくとよい。

1:

導入コスト・ランニングコストの比較

2:

基本性能の確認

3:

使いやすさの評価

4:

セキュリティ機能の充実度

5:

連携ソリューションの豊富さ

要件1

導入コスト・ランニングコストの比較

 複合機の最大の魅力は、単体製品で揃えるよりも安い購入費用で各機能を手に入れることができるところにあるが、ここで問題になるのが、カウンタチャージ、コピーチャージ、パフォーマンスチャージなどと呼ばれているコピー機・複合機に対する複写機業界特有の保守料金体系だ。カウンタチャージとは、印刷枚数(使用量)に合わせて毎月の保守料金を支払うというシステムで、これにはトナー補充、感光体ユニットの交換、トラブル時の保守料金がすべて含まれている。複合機やコピー機は、プリンタなどとは異なり、構造的にユーザ自身で保守を行うことが難しく、また修理する場合も、その重量やサイズの関係からユーザ自身で販売店やディーラーに直接持ち込むことができないので、リース契約でも買い取りの場合でもこの契約を結ぶのが一般的になっている。コストはかかるが、故障したらすぐにカスタマーエンジニアが駆けつけてくれるので安心だ。
 例えば、モノクロの場合、1000枚までなら1枚8.5円、3001枚以上なら6.5円、カラーの場合、1000枚までなら1枚45円、3001枚以上なら35円といった具合で、例えまったく使わなかったとしても基本料金(例えば3000円)は徴収される。もちろん、用紙代は別途必要になる。
 こうした保守契約を円滑に実施するために、ベンダ各社では、インターネット環境もしくは公衆回線を利用したリモートサービスも提供している(図1)。

図1 保守のリモートサービス
図1 保守のリモートサービス
カウンタの確認はリモートサービスで行われる。
資料提供:リコー

 一方、プリンタではこうした保守契約を結ぶことは稀で、その理由は、プリンタはメンテナンスフリーの製品が大半を占めているからである。従って、複合機をプリンタとして導入する場合、コピー機のカウンタに従来加算されていなかったプリンタの使用枚数も加算されることになるので、プリンタでトナーカートリッジをその都度購入する費用と、カウンタチャージで支払う費用との比較評価を実施する必要が出てくる。しかし、自社で判断・評価をするのは難しい場合、SIerが提供する「プリント枚数診断サービス」などを利用するとよい(図2)。これはオフィスで稼働しているいろいろなベンダの出力機器のプリント枚数や使用状況を、簡易診断ツール(ソフトウェア)を使って調査し、出力機器が効率的に使用されているかを無料で診断してくれるサービスだ。診断結果はランニングコストの評価だけでなく、出力機器の最適配置や機器の活用方法の見直しにも役立てることができる。

図2 プリント枚数診断サービス
図2 プリント枚数診断サービス
USBメモリもしくはCDから直接起動されるので、ユーザ環境を変更する必要はない。
資料提供:大塚商会

 このほか、ランニングコストを極力低く抑えたいというユーザのために、ユーザでもトナーや感光体の交換がしやすいよう徹底的なユニット化を図ることで、カウンタチャージをなくしているベンダもある。これならコピーもプリントもFAXも消耗品代だけで使用できるので、図3のようなわかりやすいランニングコストになる。もちろん、必要に応じて保守サービス契約を結ぶことも可能だ。

図3 カウンタチャージ不要の場合のランニングコストの例
図3 カウンタチャージ不要の場合のランニングコストの例
一般的なカラー複合機ではカラーコピー1枚あたり35円から40円程度かかっているが、この製品では11.9円で印字できる。
資料提供:エプソン販売

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