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失敗しない!「電子帳票」選択のキモ

2008/06/02


 「電子帳票」システムは、企業のIT化の流れの中で早くから登場しており、10数年前から製品自体は提供されてきた。帳票印刷コストの低減やレガシーマイグレーションなど、コストメリットを出しやすい大手企業ではすでに導入が済んでいる感があり、最近では求められる要素が“情報漏洩対策”や“帳票運用の見直しによる業務最適化”へとシフトしつつある。そこで今回の特集では、具体的な導入メリットを紹介し、製品を選定する上で見落としてはならないポイントを解説していく。また、「IT製品解体新書」では、基本機能のほか、ニーズが変化してきた背景なども含めて解説しているので、そちらも参考にしていただきたい。

電子帳票

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電子帳票の選び方

■まず確認しておきたいこと

 電子帳票システムは、帳票を電子化することで、帳票業務を効率化するための製品だ。帳票は日本企業の中で様々な業務と密接に関わっており、電子帳票の導入目的も多岐に渡っている。導入にあたっては、導入目的を明確にすることが必要だが、その際、現在の自社の業務プロセスや、帳票の種類と量、運用上の課題など、まずは現状把握からはじめたい。電子帳票システムの製品を複数扱っているAITでは、導入予定の企業に対して、下の表に示したようなポイントを事前にヒアリングし、最適なソリューションの提供に役立てているという。これらのポイントで社内の実態や課題を把握し整理しておくことは、製品選定を進めていく上で役に立つはずだ。

表1 導入時の確認項目例
表1 導入時の確認項目例
資料提供:AIT
Point1

帳票業務を可視化したいならアクセスログ機能付きの製品を

 帳票の電子化により、帳票の印刷コストや配送コストが低減されるのは、容易に想像できることだろう。年間で数千万枚の帳票が印刷される大手の企業では、軽減できるコストは5000万円以上にもなるという。しかし、電子帳票システム導入のメリットは、金銭的コストの削減だけではない。帳票に関わる業務の効率化/簡素化も大きなメリットだ。
 これら帳票に関わる業務の効率化/簡素化を導入の目的に据えるのであれば、アクセスログの収集機能や、利用権限を閲覧/編集/印刷など段階的に付与できる機能を備えた製品を選びたい。これらの機能は、内部統制やセキュリティ強化にも大きな役割を果たすが、無駄な業務の可視化や効率化にも力を発揮する。例えば、アクセスログの解析を行った結果、誰も閲覧していない帳票が見つかったならば、その帳票の作成そのものを止めてしまう、といった具合にだ。また、閲覧権限しか持たないユーザばかりがアクセスする帳票については、あえて印刷させないように制限をかけることで、無駄な帳票出力も削減できる。

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