一億枚の紙を救え!「電子帳票システム」

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

一億枚の紙を救え!「電子帳票システム」

2008/06/02


 請求書や発注書、売上明細、在庫一覧表など、日本の企業では、日々の業務の中で非常に多くの「帳票」がやり取りされる。中堅規模の企業でも、運用される帳票は100種類を超えると言われる。「電子帳票」は、これらの帳票を紙へ出力せずに、PC画面上に表示させ、閲覧可能にすることで印刷コストの削減や業務効率化を実現するシステムだ。製品の登場から既に10数年が経っており、現在では大企業を中心に広く普及している。今回の特集では、電子帳票の基本機能とともに、普及にともなって変化しつつある役割やニーズを紹介し、電子帳票の導入によるメリットを改めて整理していく。また、「IT製品選び方ガイド」では、具体的に“電子帳票システムでできること”を取り上げ、製品選定のポイントについて解説しているので、そちらもご参照いただきたい。

電子帳票

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電子帳票システムを解体しよう!

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電子帳票とは

 電子帳票システムは、その名の通り、基幹システムに蓄積された情報を取り込み、電子化された「帳票」として管理するための製品だ。帳票を紙に印刷して運用する場合、種別/用途ごとの仕分けや、その帳票を必要としている取引先/拠点/人物への物理的な配送、法律で保存が義務付けられた帳票の管理といった、人手による作業が必要となる。プリンタから大量に出力される紙帳票を、人の目で確認し、手作業で仕分けなどを行なっていくことは、労力/時間が大きく取られるうえ、人的なミスも発生しやすいだろう。帳票を電子化し、ネットワーク上で配送や閲覧を可能にすることで、これらの“単純作業”ともいえる業務を自動化し、簡素化/最適化を図ることができる。

図1 電子帳票システムの構成イメージ
図1 電子帳票システムの構成イメージ

 上の図は、電子化された帳票がクライアントユーザの元へ届くまでの流れを簡単に示したものだ。電子帳票サーバには、帳票の“枠”となりレイアウトを決定する情報である「オーバーレイ」とともに、ホストシステム/オープンシステムから出力されるデータが格納される。電子帳票システムは、日付や顧客名、販売情報をDB化して管理し、アクセスしてくるユーザの権限に応じて閲覧/編集/印刷といった行動の制御までを行なう。

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