「プロジェクト管理」で脱・デスマーチ!?

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

「プロジェクト管理」で脱・デスマーチ!?

2008/03/10


 プロジェクトの短期化、高い品質への要求、限られた予算……。これらのバランスを最適化し、かつ新しい技術を取り入れたり、また、昨今よく耳にする内部統制への対応など、変化するマーケットニーズに合わせながらプロジェクトを進めていくためには、ツールの力を借りてプロジェクト・マネジメントの効率化を図ることが必要になってくる。そこで本特集では、プロジェクト管理ツールの機能や最新事情などを解体するとともに、導入することで得られる効果を明らかにしていく。また、IT製品選び方ガイドのプロジェクト管理特集では、自社にピッタリの製品を選定する際のポイントについて詳しく解説しているので、そちらもぜひ参考にしていただきたい。

プロジェクト管理ツール

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プロジェクト管理ツールを解体しよう!

 これまで日本の製造業などにおいては、製品の企画力や開発力によって競争優位性を保ってきた。しかし、経済が成熟し、グローバル競争時代に入った今、それだけで勝ち抜いていくには限界がある。いかに効率よく、コストをかけずに製品やサービスを生み出すかが、現在の企業において重要なテーマになっている。それを実現するため、各企業ではプロジェクト管理手法の導入が進んでおり、同時にプロジェクト管理ツールへの関心も高まっている。では、プロジェクト管理ツールとはどんなツールなのか、その概要を見ていこう。

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プロジェクト管理ツールとは何か

 プロジェクト管理ツールとはスケジュール、コスト、品質の管理など、プロジェクト・マネジメントで発生する作業を支援するツールのことである。プロジェクト管理ツールを紹介する前に、まずは「プロジェクト管理」とは何かについて説明したい。
 プロジェクトとは、「期限内で何らかの目標を達成するための活動」を指す。そしてその活動の運営・管轄をし、スケジュールとコスト、品質のバランスをとりながらゴールに導くのが、プロジェクト・マネジメント(プロジェクト管理)である。「経営」とも訳されるマネジメントには、本来は人・物・金・時間などを最も効率的に使い、企業(組織)を維持・発展させるという意味がある。しかし「管理」という言葉から、堅苦しさや、敷居が高いなどといった印象を受け、その結果プロジェクト管理ツールは、現場からはあまり”ありがたくない存在”として映っているケースも多い。
 全体の概要図(図1参照)でも分かるように、プロジェクト管理ツールはプロジェクトの健全な運営を支援するためのツールであり、使う人の立場や役割によって得られる情報も異なる。ではどんなことができるのか、その詳細な機能を紹介していく。

図1 プロジェクト管理ツールの全体像
図1 プロジェクト管理ツールの全体像
資料提供:アルテミスインターナショナル
■プロジェクト管理ツールの基本機能

 プロジェクト管理ツールの基本機能は主に以下のようなものが挙げられる。

1.進捗管理

 ガントチャート(線表:横棒グラフで示された工程管理表)などでプロジェクトのスケジュールを管理する。縦軸に作業(タスク)、横軸に期間をとり、その作業がどこまで進んでいるか(工程)が一目で分かるようにしたものである。進捗状況だけでなく、当初の計画より進んでいるか、遅れているかどうかも、イナズマ線(進行中のタスクと、当初開始する予定だったタスクを結んだ線)などを用いて分かりやすく表示してくれる。プロジェクトのスケジュールを決定付ける(遅延するとプロジェクトの完成が遅れる)重要な作業の集まりであるクリティカルパスの管理ができるようになるので、プロジェクトの遅延を防ぐことができる。

図2 進捗はガントチャートで把握
図2 進捗はガントチャートで把握
資料提供:サイオステクノロジー

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2.リソース(要員)管理

 プロジェクトに必要となるリソース(要員)の負荷状況を管理する。例えば、遅れている工程があれば、そこに他の工程で比較的余裕のある人材などを投入することができるなど、プロジェクト全体を見据え、リソースの最適化を図ることができる。

図3 人的リソースも個人ごとに把握
図3 人的リソースも個人ごとに把握
資料提供:アルテミスインターナショナル

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3.コスト管理

 プロジェクトの計画(予算コスト)と実績コストを管理し、全体コストをいち早く把握するのに役立つ。プロジェクトメンバーが日々工数を入力することで、原価マスタにリアルタイムで反映され、かかっているコストを表示する。さらに、原価管理ができるだけではなく、プロジェクトの進捗状況を出来高に換算して表現するEVM(Earned Value Management)分析などを搭載しているものも増えてきている。EVM分析を使うと、その時点でのスケジュール差異、コスト差異、スケジュール効率指標やコスト効率指標、完了時コスト予測、残作業コスト予測、完了時コスト差異などが分かる。

図4 EVM分析画面例
図4 EVM分析画面例
資料提供:サイオステクノロジー

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4.その他の機能

ドキュメント管理
 プロジェクトの中で作られた膨大なドキュメントを、ドキュメント管理規定に基づき管理する。特にバージョン管理などが効率化できる。

コミュニケーション機能
 掲示板やメッセージ機能などを用意し、プロジェクトメンバー同士の情報交換を支援する。

課題管理
 プロジェクトで発生した課題とその対応状況をメンバー間で共有する。

統合プロジェクト管理
 ダッシュボードなどを用いて、統合的にプロジェクトを管理する。入れ子構造で複数のサブプロジェクトが発生するプロジェクトや、同時進行する複数のプロジェクトのスケジュールを一元管理する。リソースをプロジェクト全体で共有することで、適切な配置も可能だ。最近はEPM(エンタープライズ・プロジェクト・マネジメント)という、全社レベルでのプロジェクトの最適化を実現したいと考えている企業も多く、そういったニーズに対応するため本機能が付加される傾向にある。

■プロジェクト・マネジメントに欠かせない基本知識

 プロジェクト管理ツールは、プロジェクト・マネジメントに欠かせない基本知識である「PMBOK」に準拠して開発されているものが多い。PMBOKとは、米国の非営利団体PMI(Project Management Institute)が1996年に策定した、モダンプロジェクトマネジメントの考え方を、プロセスと知識エリアという2つの側面から体系化したものだ。
 PMBOKで定義されているプロセスは合計44個。それらは「立ち上げ」「計画」「実行」「監視コントロール」「終結」という5つのプロセス郡に分類されている。またプロジェクトに欠かせない知識として、「スコープ」「時間」「コスト」「品質」「人的資源」「コミュニケーション」「リスク」「調達」「統合」という9つのエリアに区分し、そこで求められる知識について解説している。例えば「スコープ」という知識エリアでは、スコープ計画、スコープ定義、WBS作成、スコープ検証、スコープコントロールというプロセスにわけ、各プロセスで用いる情報や、作成するべきもの、どのようなツール、技法を使えばよいかを体系立てて提示しているというわけだ。今回はPMBOKを例に挙げたが、ほかにも「P2M」、「CMMI」などの知識体系がある。こうした知識体系に準拠したプロジェクト管理を容易にするためのツールが、プロジェクト管理ツールであるといえる。

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