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【企業内検索】導入成功の7ポイント

2008/01/15


 企業内検索ツールには、それぞれ異なった特徴がある。例えば、大容量の文書に対応したツール、あいまい検索(自然文による検索)を得意としているツール、検索から一歩進んで気づきを促すツール、という具合だ。このように特徴の異なるツールの中から、自社に最も合う製品選びのポイントを探っていく。なお、企業内検索の仕組みや企業内検索ツールの導入メリットに関しては「IT製品解体新書」に詳しく紹介しているので、こちらも是非参考にしていただきたい。

企業内検索ツール

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企業内検索ツール選択のポイント

 企業内検索ツールにはアプライアンス形式で提供されているものと、ソフトウェアタイプで提供されているものがある。ここではその違いも含めた製品選びのポイントを複数提示するが、すべてを網羅する製品はおそらく存在しない。以下に挙げるポイントに優先順位をつけ、そこで自社に合う製品を選んでほしい。

Point1

何よりもまず、導入目的を明確化せよ!

 まずは、なぜ企業内検索ツールを導入するのか、その目的を明らかにすることだ。Web検索が一般化した今、企業内にある情報もWebのように簡単に検索できれば楽なのに……と思うのは自然の流れである。しかしその漠然とした思いだけではなく、さらにブレイクダウンをして「企業内検索ツールをこのように活用したい」という活用イメージまで思い浮かべることが重要だ。というのも企業内検索ツールには冒頭で触れているようにそれぞれ異なった特徴があるからだ。
 検索エンジンそのものの違いはもちろん、アクセス権の管理の仕方や検索できるデータソースの種類、運用管理の手間などにも違いはある。例えば「ファイルサーバのみを検索対象にしたい」というのであれば、有償ツールではなく無償ツールで十分な場合もあるからだ。

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