イロイロ文書に要注意!「文書管理ツール」

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イロイロ文書に要注意!「文書管理ツール」

2007/12/10


 一口に文書管理といっても、それが業務効率化や情報共有を目的としたものなのか、あるいは内部統制対応を目的としたものなのかで、選定する製品は全く異なってくる。また現在では多種多様な文書管理ツールが提供されているが、ユーザ企業側からすれば、選択肢の多さゆえに、選定基準として分かりやすい“搭載機能の豊富さ”に目を奪われてしまう恐れもある。こうした実情を踏まえ、ここでは文書管理ツールを選定していくための適切なプロセスを、段階を追って紹介する。また、IT製品解体新書では、文書管理ツールの基礎から便利機能まで紹介しているので、こちらもあわせて参考にしていただければ幸いだ。

文書管理ツール

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文書管理ツール:選び方の5つのステップ

 業務プロセスの複雑化や内部統制への対応にともない、企業内で作成される文書量は増える一方だ。また文書の種類も様々で、単に“文書管理を何とかしたい”という思いだけでは選定基準はないに等しい。そこで文書管理ツールの選定にあたっては、以下の5つの視点で検討を重ねていくとよい。

Step1 :

対象とする「文書の種類」を明確にする

Step2 :

ツールの適用範囲を見極める

Step3 :

部署や個人によって“使用する文化”が異なることを理解する

Step4 :

豊富な機能ラインナップに惑わされない

Step5 :

デモ版で試して使いやすいものを選ぶ

Step1

対象とする「文書の種類」を明確にする

■文書は5つの種類に大別できる

 企業に存在する文書は大きく5つのタイプに分けられる。それを文書管理という視点で価値の高いものから順に整理すると、以下のようになる(図1)。

図1 企業内に存在する文書タイプ
図1 企業内に存在する文書タイプ
資料提供:新日鉄ソリューションズ
1.データを再利用して編集するもの:

設計図面や技術資料など、元データを編集して新たな文書を作成するもの

2.(再利用はするが)編集はしないで参照するもの:

顧客からの問い合わせ時に参照する申込書や、契約内容の変更/更新時に参照する契約書など

3.法的な保管義務のあるもの:

経理帳票や請求書などで、従来は紙で保管しておけばよく、監査時にのみ取り出して確認、参照するもの

4.内規で定めた保管義務のあるもの:

社外向けの報告書や点検記録などを保管しておく内規がある場合は、それに則って保管するもの

5.保管義務のないもの:

成約前の見積書や内部会議用の報告書などで、一度作成され、閲覧されれば、それで役目を終えるようなもの

 こうした文書タイプと企業内の現状認識を踏まえた上で、「内部統制への対応」と「業務の効率化」という2つの大きな導入目的と照らし合わせて考える必要があるのが、“どんなタイプの文書を管理対象にするのか”ということだ。

 例えば内部統制への対応といった場合、対象となる文書の多くは「参照目的のもの」と「法的な保管義務のあるもの」だ。この時に重視すべきなのは、検索のしやすさや強固なセキュリティ機能、あるいは物理的な記憶媒体の容量といった要件になるだろう。また少し細かい話になるが、内部統制に関する文書管理では、RCM(Risk Control Matrix)/業務記述書/業務フロー図の3点セットを作成して、維持管理していく必要があるが、そのためには毎年統制が効いているかどうかをチェックするためのテストを実施し、その証拠書類一式も併せて管理していく必要がある。この時に気をつけなければならないのが、証拠書類となる帳票や報告書などのバージョンも一緒に管理しなければならないということだ。単独文書のバージョン管理機能を提供する製品は多々あるが、文書セット単位でそこに属する各文書のバージョンまで併せて管理できる仕組みは意外と少ないという。単にバージョン管理機能を持っているというだけでは、内部統制への対応を目的とした文書管理には向かない恐れがある。例えば図2のような内部統制診断のチェックシートを提供しているSIerもあるので、こうしたものを利用して自社の現状を整理するのも1つの方法だ。

図2 チェックシートのイメージ
図2 チェックシートのイメージ
資料提供:大塚商会

+拡大 上図のようなイメージで診断結果が提示される。

 また業務の効率化で考えた時、編集して再利用するような図面が管理対象という場合でも、その図面が建設現場用のものであれば、データを修正するのは設計責任者だけで、現場では最新図面だけ見ることができればいいこともある。こうした場合には、図面管理といっても最新のものさえあればよく、バージョン管理は不要かも知れない。しかしこれが製造業のモノ作りにおける設計図面になると、1版、2版、3版というようにきちんとバージョン管理を行い、必要に応じて前のバージョンではどうやっていたかという部分までさかのぼれるようにしておく必要がある。つまり同じ文書タイプに属する文書でも、業種や業務によっては、文書管理ツールに求められる要件も異なってくるということだ。

 初めのステップでは、まず対象とする文書タイプを明確にし、それがどういう業務でどのような使われ方をするのかまで十分にチェックしておく必要がある。

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