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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

これなら使える。「文書管理ツール」

2007/12/10


 内部統制に対応するためには、「Risk Control Matrix(RCM)」、「業務記述書」、「業務フロー図」といった文書を作成する必要があるが、これらの文書化作業がユーザ企業に大きな負担となってのしかかっている。現在、こうした状況を背景に文書管理ツールへのニーズが高まりを見せているが、その一方で、業務の効率化や情報の共有化など、従来からある課題に対して文書管理ツールを導入するユーザ企業も依然として多く存在している。そこで今回は、文書管理ツールの基本機能を改めて整理するとともに、利便性を高める注目機能や最新動向について紹介する。また、IT製品選び方ガイドでは文書管理ツールの導入検討手順から、製品選定のポイントについて詳しく解説しているので、そちらも是非参考にしていただきたい。

文書管理ツール

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文書管理ツールを解体しよう!

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文書管理ツールとは

 文書管理ツールとは、文字通り、企業内に存在する文書を保存・管理し、エンドユーザが必要に応じて、欲しい文書を検索・参照・再編集することを支援する製品のことだ。文書管理ツールを解体すると、図1のようになる。(現在提供されている各種文書管理ツールのエッセンスを抽出してまとめている。)

図1 文書管理ツールとは?
図1 文書管理ツールとは?

 上図を簡単に説明しておこう。文書管理ツールの導入時には、まず文書管理ツールをインストールした文書管理サーバ(A)を立てることになる。製品がクライアント/サーバ(C/S)型なら、エンドユーザの利用するPCにもクライアントソフトをインストールする必要があるが、Web対応の製品ならソフトウェアのインストールは文書管理サーバ側だけで済む。
 紙文書の電子化を目的に複合機(B)と連携して利用する場合には、文書配信サーバ(C)も必要となる。この文書配信サーバは、複合機で電子化された文書の登録先(文書管理サーバ内)や配信先(クライアントPCのフォルダなど)の宛先リストを作成し、それに沿って文書を振り分ける役割を担うものだ。最近では文書管理サーバに文書配信サーバの機能を統合している製品もある。
 また、まずは既存のファイルサーバ(D)の文書を共有化したい、というユーザ企業なら、新たに文書管理サーバを立てなくても、ファイルサーバの中身をWebブラウザで閲覧可能にする仕組み(E)もある。更には文書量に応じてストレージ(F)を利用する場合もある。
 一口に文書管理ツールといっても、目的に応じて様々なタイプのものが提供されているのだ。

 それでは、基本機能を見ていこう。

■機能1 : 登録機能

 企業内あるいは部署内に散在する様々な文書を共有し、再利用するためには、まず文書の一元管理を行う必要がある。その第一段階として求められるのが、「登録」機能だ。図1は複合機と連携する文書管理ツールの例だが、この場合はまず、複合機でスキャンした紙文書や受信したFAXは電子化されて、文書配信サーバ経由で文書管理サーバに登録される。またエンドユーザがWordやExcelなどで作成した電子文書も同様に、LAN経由で文書管理サーバに登録されることになる。

■機能2 : 検索機能

 次に文書を再利用するためには、一元管理された文書の中から必要とする文書を探さなければならない。そこで重要となるのが、「検索」機能だ。この検索性の優劣が、既存のファイルサーバに保存しておくだけの運用と、文書管理ツールを利用して行う文書管理との決定的な違いだといえる。ファイルサーバに保存された文書を探す際には、ディレクトリ構造で作成されたフォルダを順々に追っていくしかないが、文書管理ツールでは、文書に「作成者」や「作成日」といった関連情報を付加することができるので、こうした情報を検索キーにして、欲しい文書をすぐに取り出すことが可能になる。

■機能3 : バージョン管理機能

 文書の再利用シーンでは、参照するだけではなく、保存された文書を取り出し、再編集を加えて改めて保存するという場合も出てくる。そこで必要となるのは「バージョン管理」機能だ。現在の文書から過去の文書を調べたり、変更を加えて新たな文書を作成したりすることを支援するもので、特にデリケートな図面管理が求められる製造業では、 “思考の過程”をさかのぼる場面が多々出てくる。こうした際にはバージョン管理機能が重要な役割を果たすことになる。

■機能4 : セキュリティ機能

 文書管理ツールを活用することで散在する社内文書を一元管理することが可能となるが、逆に言えば、重要度の異なる文書もすべて、1ヵ所に集約されるということだ。そのためエンドユーザに役職や役割に応じたアクセス権を付与したり、あるいは不正な文書の利用を監視したりする必要がある。このうち前者に対応するものが「アクセス制御」機能、後者に対応するものが「アクセスログ管理」機能だ。
 更に内部統制文書を管理する必要のある企業や、製造業の研究開発部門などではより強固なセキュリティを実現する必要があるが、そうしたニーズに対して、タイムスタンプや電子署名などの機能を提供する製品もある。

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