大公開!「メールアーカイブ」導入の秘技

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大公開!「メールアーカイブ」導入の秘技

2007/12/03


 メールアーカイブは「メールの保存ツール」である。しかし、その目的は単にメールを溜めるだけではない。万一何らかの事件や事故があった際、速やかに目的のメールを探し出し、証拠として提出できることが重要である。また、年々メールの流量・データ量は増え続けている。それに対応するためには、拡張性も重視すべきだろう。本当に自社の目的に合ったメールアーカイブ製品を導入するには、どのような点に着目して製品を選べばよいのだろうか。今回は、メールアーカイブを導入検討時の手順から、製品選定のポイントについて詳しく解説していく。また、IT製品解体新書では、メールアーカイブの基礎から最新事情について紹介しているので、こちらも合わせて参考にしていただければ幸いだ。

メールアーカイブ

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メールアーカイブ製品の選択ポイント

 多くの企業で導入はこれからという段階のメールアーカイブ製品。実際に製品を選定する前に、決めておかなければならないことがいくつかある。まずは導入検討時の手順について解説する。

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メールアーカイブ導入検討の手順

■<STEP1> 保存目的を明らかにする

 何のためにメールをアーカイブしたいのか、まずはメールの保存目的を決めることが第1ステップだ。例えばいつ、誰が、誰に、どのような内容のメールを送ったかを調べるような”監査目的”なのか、とにかく送受信したメールを蓄積しておきたいという”バックアップ目的”なのかによっても、選択するツールが変わってくるからだ。前者の場合は、高度な検索機能を搭載しているツールが選択対象となる。後者の場合であれば、要件によってはアーカイブ製品ではなく、バックアップツールでも対応可能かもしれない。また、メールストレージのコストを抑えたいというのであれば、圧縮機能に優れたツールを選ぶのも1つの手段だ。いずれにしても、まずはアーカイブの目的を明らかにすることが重要である。(*アーカイブとバックアップの違いについては、IT製品解体新書のメールアーカイブ特集で紹介している。)

■<STEP2> 保存対象メールを決定

 第2ステップが、「保存対象メールの決定」である。社内外問わず、すべての送受信メールを保存したいのか、社外との送受信メールのみを保存したいか、などの条件によっても、選ぶ製品は変わってくる。IT製品解体新書でも解説したとおり、メールアーカイブ製品の中には、社内メールのアーカイブには対応していないものもあるため注意が必要だ。
 また、同時に月々のメールの流量もおおよそ、把握しておくことが重要となる。次のステップである、「アーカイブ期間の決定」に必要なストレージの容量を決める上で、目安となるからである。

■<STEP3> アーカイブ期間の決定

 第3ステップでは、何年保存したいのか、アーカイブ期間を決定しなければならない。日本版SOX法では、特に保存期間が定められているわけではないが、電子帳簿保存法に従えば7年間の保存が必要とされている。また、小規模個人の場合には、書類の保存期間は税法上5年と規定されている。このような流れを踏まえ、現状導入を考えている企業では、長期保存を希望するケースが多いという。しかし、長期保存するには、当然それなりのストレージ容量が必要となる。そこで、すべてのメールを1次ストレージに貯めるのではなく、2次ストレージ、3次ストレージに移したり、2年経過以降は、テープなどの他のメディアに退避させたりする方法を採ることも、アーカイブ期間の決定において重要な検討要件となる。

■<STEP4> 運用ポリシー&利用ポリシーを決定

 第4ステップでは、運用ポリシーと利用ポリシーを決定する。例えば、アーカイブしたメールの検索機能が利用できるのは、管理者だけでいいのか、ユーザも利用できる方がいいのか、など、導入後どのようにツールを活用させていくのかを明らかにしていくことが大切だ。保存したメールをユーザに公開する場合は、管理者の負荷もある程度大きくなることが予想される。その際、充分な運用体制を用意できるかどうかも検討する必要がある。

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